توقف عن إضاعة الوقت، فهذا الجهاز يقلل وقت الإعداد بنسبة 75%!

لقد كنت أخسر الكثير من الوقت حتى قبل أن يبدأ العمل الحقيقي. سيكون المشروع جاهزًا على الورق، لكن الإعداد سيستمر. كان علي فرز الملفات، وتكرار نفس الخطوات، ومطاردة التفاصيل المفقودة، وشرح نفس العملية مرة أخرى لأعضاء الفريق الجدد. العمل نفسه كان على ما يرام. استمرت مرحلة الإعداد في إبطاء كل شيء. هذه هي المشكلة التي أراها دائمًا في الفرق المزدحمة. عندما يكون الإعداد فوضويًا، ينفق الأشخاص الطاقة على الإدارة بدلاً من الإخراج. تأخيرات صغيرة تتراكم. المهمة التي يجب أن تبدو بسيطة تبدأ في الشعور بالثقل. ما ساعدني هو عدم العمل بجدية أكبر. لقد جعلت عملية الإعداد أصغر وأكثر وضوحًا وأسهل في التكرار. لقد بدأت بإدراج كل خطوة كان علي القيام بها قبل أن يبدأ المشروع. وكانت بعض الخطوات مفيدة. بعض الخطوات كانت مجرد عادة. لقد قمت بإزالة تلك التي لم تضيف قيمة. ثم قمت بتجميع الخطوات المتبقية في تدفق واحد نظيف: قمت بإعداد ملف بداية واحد. لقد استخدمت قائمة مرجعية واحدة للمهام المشتركة. لقد قمت بحفظ قوالب الرسائل للردود المتكررة. لقد احتفظت بالأصول الرئيسية في مكان واحد. كما أنني طرحت سؤالًا واحدًا بسيطًا قبل كل مشروع: ما الذي أحتاجه جاهزًا قبل أن أبدأ العمل الحقيقي؟ لقد أنقذني هذا السؤال من الكثير من الحركة الضائعة. يجب أن تكون عملية الإعداد الجيدة خفيفة. إذا كان زميل جديد في الفريق يحتاج إلى عشرة تفسيرات مختلفة فقط للبدء، فإن العملية فضفاضة للغاية. إذا كنت بحاجة للبحث في الملاحظات القديمة في كل مرة، فإن النظام يعمل ضدي. أحب استخدام مثال بسيط. كان صاحب متجر صغير عبر الإنترنت عملت معه يقضي الكثير من الوقت في إعداد صفحات المنتج وتحميل الصور والتحقق من الأوصاف واحدًا تلو الآخر. قامت بنقل صورها إلى مجلدات مسماة، وحفظت قالب صفحة منتج، واحتفظت بقائمة مرجعية قياسية لكل قائمة. أصبح الإعداد أسهل بكثير في التعامل معه. كانت لا تزال تراجع كل صفحة يدويًا، لكنها لم تعد تبدأ من الصفر. هذا هو نوع التغيير الذي أثق به. ليس وعدًا بأن كل شيء يصبح مثاليًا. الإعداد الأنظف يعيد للناس تركيزهم. إذا أردت عملاً أسرع، فإنني أنظر إلى ثلاثة أشياء: أقطع الخطوات المتكررة. أحتفظ بالمدخلات في مكان واحد. أستخدم نفس العملية في كل مرة. هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه أداة صغيرة أو سير عمل أفضل. ينبغي أن يقلل من عدد الاختيارات التي يتعين علي اتخاذها قبل بدء العمل. يجب أن تجعل الخطوة التالية سهلة الرؤية. ينبغي أن يساعدني على التحرك دون توقف لإصلاح نفس المشاكل مرة أخرى. أعتقد أن هذا هو سبب أهمية وقت الإعداد كثيرًا. يشكل اليوم كله. إذا كانت البداية سلسة، سيكون التعامل مع بقية العمل أسهل. إذا كانت البداية فوضوية، فحتى المهمة البسيطة يمكن أن تتطلب جهدًا أكبر مما ينبغي. أفضّل الأنظمة التي تساعدني على البدء بسرعة دون فقدان السيطرة. هذا التوازن مهم. ما زلت أريد شيكات واضحة. ما زلت أريد الجودة. أنا فقط لا أريد أن تستنزف مرحلة الإعداد الفريق قبل بدء العمل. عندما غيرت عمليتي الخاصة، لاحظت نتيجة بسيطة. كان لدي المزيد من الوقت للعمل الذي يحتاج بالفعل إلى اهتمامي. استغرق وقتًا أقل في تكرار نفس خطوات الإعداد. تم إهدار قدر أقل من الطاقة ذهابًا وإيابًا. شعرت أن يومي أكثر انفتاحًا. هذه هي القيمة الحقيقية هنا. ليست السرعة في حد ذاتها. يمنحني الإعداد الأفضل مساحة للتركيز، ومساحة للتخطيط، ومساحة لإنهاء المزيد من الأمور المهمة.

اعتدت أن أبدأ عملاً وأشعر أن الإعداد يتأخر قبل أن يبدأ أي عمل حقيقي. الأدوات على الطاولة. أجزاء على مقاعد البدلاء. تم فحص الإعدادات مراراً وتكراراً. قد يؤدي عدم تطابق صغير إلى إلغاء الجولة بأكملها، وسأبذل جهدًا إضافيًا في إصلاح الأشياء التي كان ينبغي أن تكون بسيطة. هذا النوع من البداية يبطئ اليوم كله. كما أنه يخلق ضغطًا على الفرق الصغيرة مثل فريقي، حيث تحتاج كل مهمة إلى التحرك بشكل نظيف. هذا الجهاز غير ذلك بالنسبة لي. ما لاحظته لم يكن السرعة فقط. لقد لاحظت احتكاكًا أقل في الإعداد نفسه. كان بإمكاني تجهيز الماكينة بدون سلسلة طويلة من الخطوات اليدوية، مما جعل العمل أسهل منذ البداية. وإليك كيفية استخدامها في سير العمل الخاص بي: 1. قمت بتعيين معلمات الوظيفة الأساسية بمجرد أن تكون الشاشة سهلة القراءة، لذلك لا أضيع جهدي في البحث عن القوائم. أتحقق من الإعدادات الأساسية، وأؤكد المهمة، وأمضي قدمًا. 2. أقوم بتحميل المادة أو الأجزاء بحركة ذهاب وإياب أقل، تبدو العملية مباشرة. لا أحتاج إلى إيقاف الإعداد وإعادة تشغيله كل بضع دقائق فقط لتصحيح تفاصيل صغيرة. 3. أقوم بإجراء اختبار قصير يعجبني هذا الجزء لأنه يمنحني فحصًا واضحًا قبل الالتزام بالتشغيل الكامل. إذا كان هناك شيء يحتاج إلى تعديل بسيط، يمكنني اللحاق به مبكرًا. 4. أحتفظ بنفس الإعداد للمهام المتكررة عندما يعود طلب مماثل، يمكنني العودة إلى الإعدادات المحفوظة والتحرك دون إعادة بناء كل شيء من الصفر. وهذا يهم أكثر مما يعتقده الناس. في حالتي، أكبر فوز لم يكن ميزة مبهرجة. كانت هذه هي الطريقة التي أزالت بها الآلة الحركة الضائعة. أقل التخمين. إعادة صياغة أقل. أصبح الوقوف أقل بينما بقي الإعداد غير مكتمل. بالنسبة لمتجر مزدحم، هذا التغيير حقيقي. يعجبني أيضًا أنه يناسب الطريقة التي أعمل بها مع العملاء. عندما يأتي طلب بمواصفات بسيطة، يمكنني التحرك بشكل أسرع. عندما تحتاج الوظيفة إلى فحص دقيق، فلا يزال لدي مجال لمراجعتها. يساعدني هذا التوازن على البقاء منظمًا دون تحويل كل مهمة إلى عملية طويلة. يدير أحد أصدقائي مطبعة صغيرة. لقد أخبرني بنفس الشيء بعد تحويل عمليته إلى آلة مثل هذه. اعتاد فريقه على خسارة الكثير من الطاقة أثناء الإعداد بين فترات قصيرة. وبعد أن قام بتغيير سير العمل، أمضى موظفوه معظم اليوم في أداء العمل الفعلي بدلاً من إعادة ضبط الجهاز مرارًا وتكرارًا. هذا النوع من الأمثلة هو سبب ثقتي في الأدوات التي تجعل الإعداد بسيطًا. وجهة نظري واضحة ومباشرة: يجب أن تساعدني الآلة في العمل، لا أن تطلب مني مقاومة الإعداد قبل أن أبدأ. عندما تكون البداية أسهل، تبدو بقية المهمة أكثر سلاسة أيضًا. إذا كنت تريد جهازًا يساعدك على تقليل خطوات الإعداد الطويلة ويحافظ على سير العمل لديك بشكل أكثر نظافة، فهذا هو نوع الأداة التي سأنظر إليها أولاً.

أعرف الشعور بفتح أداة جديدة ورؤية شاشة إعداد طويلة. تريد أن تتحرك، لكن الخطوات تتراكم باستمرار. لقد رأيت الناس يتوقفون عند هذا الحد، ليس لأنهم لم يكونوا بحاجة إلى المنتج، ولكن لأن البداية كانت ثقيلة للغاية. وجهة نظري بسيطة: يجب أن يكون الإعداد هادئًا وقصيرًا وسهل المتابعة. عندما أتمكن من البدء بسرعة، أقضي المزيد من الوقت في العمل المهم. أنا لا أضيع الطاقة على الارتباك. ولست بحاجة لتخمين ما سيأتي بعد ذلك. لقد بنيت عمليتي حول هذه الفكرة. أبقي الخطوات واضحة. أحافظ على نظافة الشاشة. أبقي الخيارات محدودة بما يحتاجه الناس حقًا. وهذا يحدث فرقا كبيرا. أخبرتني صاحبة متجر صغير ذات مرة أنه ليس لديها وقت لخطوات الإعداد الطويلة. لقد كانت بحاجة إلى طريقة بسيطة لبدء استخدام النظام قبل اليوم المزدحم التالي. أنهت الإعداد خلال استراحة قصيرة، وتحققت من الإعدادات الرئيسية، وتابعت عملها. هذا هو نوع النتيجة التي أهتم بها. لا ضجيج. ليس الضغط. مجرد بداية سلسة. إليك الطريقة التي أرغب بها في جعل الإعداد يعمل بشكل جيد: افتح الحساب وانظر إلى الشاشة الرئيسية. اختر الإعدادات الأساسية التي تناسب احتياجاتك. قم بتوصيل الأدوات التي تستخدمها بالفعل. التحقق من النتيجة مرة واحدة. ابدأ العمل. وهذا عادة ما يكون كافيا. أعتقد أيضًا أن الإعداد الجيد يجب أن يساعد الأشخاص على الشعور بالأمان. لا أحد يريد النقر فوق المتاهة ويأمل أن يعمل كل شيء. يريد الأشخاص تسميات واضحة، وخطوات بسيطة، ومسارًا يمكنهم الوثوق به. أبحث دائمًا عن المنتجات التي تشرح الأشياء بكلمات واضحة. إذا تمكنت من فهمه بنظرة واحدة، فسأشعر بتحسن في استخدامه. يساعد الإعداد القصير الفرق أيضًا. يمكن لشخص واحد أن يبدأ دون انتظار تدريب طويل. يمكن للموظف الجديد أن يتعلم بشكل أسرع. يمكن للمالك المشغول توفير الوقت. يمكن للمستقل أن يبدأ مشروعًا دون أن يخسر نصف يوم. لقد وجدت أن خطوات البدء البسيطة غالبًا ما تؤدي إلى استخدام أفضل لاحقًا، لأن الناس يكونون أقل تعبًا حتى قبل أن يبدأوا. نصيحتي هي أن تبحث عن ثلاثة أشياء: خطوات واضحة لا تجعلك تفكر كثيراً. تدفق الإعداد يبدو قصيرًا وثابتًا. فحص نهائي يتيح لك تأكيد كل شيء قبل البدء. عندما تكون هذه الأجزاء في مكانها الصحيح، تبدو التجربة بأكملها أخف وزنًا. أحب المنتجات التي تحترم وقتي. أحب الأنظمة التي تسمح لي بالانتقال من الإعداد إلى العمل دون تأخير طويل. هذا هو ما يجب أن تعنيه عبارة "يتم الإعداد في دقائق، وليس ساعات" في الحياة الواقعية. وينبغي أن يعني انتظارًا أقل، وضغطًا أقل، وبداية أفضل للعمل الذي ينتظرنا. إذا كنت تريد إعدادًا يبدو بسيطًا من النقرة الأولى، فسأبقيه على هذا النحو: اجعل المسار قصيرًا، وحافظ على الخيارات واضحة، ودع الأشخاص يبدأون بثقة. هذا هو نوع الخبرة التي أثق بها.

اعتدت أن أرى نفس المشكلة مرارا وتكرارا. كان الناس مستعدين للعمل، لكنهم كانوا عالقين في الانتظار. في انتظار الرد. في انتظار تحديث المهمة. انتظار غرفة أو طابور أو موافقة بسيطة. يبدو هذا النوع من التوقف صغيرًا، لكنه يكسر التدفق بسرعة. الفريق يتباطأ. يشعر العملاء بالتجاهل. بدأ عملي يتراكم، وأصبح اليوم أثقل مما ينبغي. ما تعلمته بسيط: الانتظار الأقل يعني المزيد من العمل. لقد رأيت ذلك في مكتب الاستقبال بعيادة صغيرة، حيث ظل المرضى يطرحون نفس السؤال: "كم من الوقت يجب أن أنتظر؟" لقد رأيت ذلك في فريق المبيعات، حيث أصبح العملاء المحتملين باردين لأنه لم يكن هناك أحد يجيب بسرعة كافية. لقد رأيت ذلك أيضًا في أحد المكاتب، حيث فقد الموظفون التركيز لأن الخطوة التالية لم تكن واضحة أبدًا. الإصلاح ليس سحريا. إنها عملية أفضل. عادةً ما أبدأ بالنظر إلى مكان حدوث التأخير. هل هو الرد البطيء؟ هل هي عملية تسليم فوضوية؟ هل هو طابور طويل في مكتب الاستقبال؟ هل هي مهمة تبقى دون تغيير لأنه لا أحد يعرف من يملكها؟ عندما أجد السبب الحقيقي، يمكنني إزالة الانتظار الإضافي. يمكن لنظام الحجز البسيط أن يساعد العملاء على اختيار مكان قبل وصولهم. يمكن أن يساعد تدفق الرسائل الواضح فريقي على الإجابة بشكل أسرع وتجنب تكرار الأسئلة. يمكن أن تعرض لوحة المهام المشتركة ما تم إنجازه وما هو معلق ومن يتعامل مع كل عنصر. يمكن لصفحة الخدمة الذاتية أن تسمح للأشخاص بالتحقق من المعلومات الأساسية دون سؤال الموظفين كل بضع دقائق. أحب الحلول التي تبقي الأمور واضحة. لا توجد خطوات إضافية. لا طويلة ذهابا وإيابا. لا يوجد ارتباك. واجه أحد متاجر البيع بالتجزئة التي عملت معها مشكلة بسيطة. قضى الموظفون الكثير من اليوم في تكرار نفس إجابات المخزون والالتقاط. لقد قمنا بتغيير العملية حتى يتمكن العملاء من التحقق من التفاصيل الأساسية بأنفسهم، وأصبحت إدارة خط العداد أسهل. كان لدى الفريق مساحة أكبر لتقديم الأسئلة الحقيقية، وشعر المتجر بالهدوء. وهذا هو الفرق الذي يهمني. عندما ينخفض ​​الانتظار، يصبح العمل أكثر نظافة. عندما يصبح العمل أكثر نظافة، يتحرك الناس بضغط أقل. عندما يتحرك الناس بضغط أقل، تبدو الخدمة أفضل على كلا الجانبين. إذا كنت أريد هذه النتيجة، فإنني أركز على ثلاثة أشياء: اجعل الخطوة التالية سهلة الرؤية. قم بإزالة الأسئلة المتكررة حيثما أستطيع. اجعل المسار قصيرًا لكل من الموظفين والعملاء. أنا لا أطارد الوعود الكبيرة. أبحث عن نتائج ثابتة يمكن أن يشعر بها الناس في العمل اليومي. انتظار أقل. المزيد من العمل. هذا هو نوع التغيير الذي أثق به، لأنه يساعد الفرق الحقيقية على القيام بعمل حقيقي مع احتكاك أقل.

كنت أضيع الكثير من الوقت في المهام الصغيرة. أصبح الرد السريع وقفة طويلة. تحول بحث بسيط إلى عشر علامات تبويب مفتوحة. بحلول نهاية اليوم، كنت مشغولاً، ومع ذلك كنت لا أزال أشعر بالتخلف. هذا هو الألم الذي يعرفه الكثير من الناس جيدًا. نحن لا نحتاج دائما إلى المزيد من الجهد. نحن بحاجة إلى عدد أقل من الخطوات الضائعة. لقد بنيت سير العمل الخاص بي حول هذه الفكرة، ولهذا السبب برز هذا المنتج بالنسبة لي منذ الاستخدام الأول. ما لاحظته على الفور كان بسيطًا. لم يطلب مني أن أتعلم إعدادًا طويلًا. لم يجعلني أقوم بالنقر فوق الشاشات الإضافية. ولم يبطئني حتى قبل أن أبدأ. فتحته واستخدمته، وشعرت أن الطريق أقصر. وهذا مهم، لأن الوقت يضيع في أماكن صغيرة. النموذج الذي يستغرق وقتا طويلا. أداة تخفي الخطوة التالية. عملية تحتاج إلى الكثير من التكرار. عندما أعمل، أريد أن تواكبني الأداة. لا أريد التوقف والتفكير في مكان الزر، أو الصفحة التالية، أو كيفية إصلاح خطأ صغير لم يكن من المفترض أن يحدث على الإطلاق. هذا هو المكان الذي يُحدث فيه المنتج فرقًا حقيقيًا. يمكنني استخدامه في صباح مزدحم عندما يكون صندوق الوارد الخاص بي ممتلئًا. يمكنني استخدامه عندما أحتاج إلى إنهاء مهمة قبل الاجتماع. يمكنني استخدامه عندما أريد عملية واضحة دون احتكاك إضافي. وإليك كيف أرى القيمة: 1. أبدأ بشكل أسرع، ولا أقضي وقتًا في تعلم روتين جديد في كل مرة أفتحه. 2. أحافظ على تركيزي وأستطيع التحرك خلال المهمة دون القفز بين الأدوات. 3. أنهي العمل بجهد أقل يبدو العمل أسهل لأن العملية تبدو نظيفة. لقد رأيت هذا النوع من الحاجة في الحياة الحقيقية عدة مرات. صاحب عمل صغير يتحقق من الطلبات قبل فتح المتجر. يقوم المستقل بإرسال تحديث للعميل أثناء التنقل بين المكالمات. أحد أعضاء الفريق يقوم بإعداد تقرير قبل الغداء. وفي كل حالة، الحاجة هي نفسها. توفير الوقت. أبقِ العمل بسيطًا. تجنب الخطوات الإضافية التي تستنزف الطاقة. أنا أيضا أحب أنه يناسب الاستخدام اليومي العادي. لا أحتاج إلى إعداد خاص. لا أحتاج إلى جلسة تدريبية طويلة. لا أحتاج إلى تغيير الطريقة التي أعمل بها من الألف إلى الياء. يمكنني إدخاله في روتيني وتركه يقوم بدوره. وهذا ما يجعل الأداة الجيدة مفيدة بالنسبة لي. يجب أن يساعد على الفور. يجب أن يكون له معنى في اليوم الأول. يجب أن يزيل التوتر بدلاً من إضافته. إذا كان علي أن أصف تجربتي في سطر واحد، فسأقول هذا: يبدو الأمر وكأنه طريق أسرع خلال العمل الذي يتعين علي القيام به بالفعل. وهذا شيء صغير على الورق. في الاستخدام اليومي، يمكن أن يغير المزاج العام للمهمة. تأخير أقل. احتكاك أقل. مساحة أكبر للتركيز على ما يهم. ما زلت أهتم بالنتائج الواضحة، وما زلت أريد أدوات يسهل الوثوق بها. هذا يلفت انتباهي لأنه يحترم وقتي منذ البداية. إذا كانت هناك أداة يمكن أن تساعدني على التحرك بشكل أسرع، والتفكير بشكل أقل في العملية، وإبقاء يومي على المسار الصحيح، فسوف ألاحظ ذلك على الفور. لدينا خبرة واسعة في مجال الصناعة. اتصل بنا للحصول على المشورة المهنية:يو هويتشاو: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

مايكل تورنر 2022 تبسيط الإعداد لنتائج أسرع للفريق سارة كولينز 2021 تقليل وقت الانتظار في سير العمل المزدحم ديفيد هاربر 2023 أنظمة بسيطة تساعد الفرق على بدء أسرع إيميلي كارتر 2020 عمليات أنظف لعمل يومي أكثر تركيزًا جوناثان ريد 2024 تصميم عملي لسير العمل لكفاءة الأعمال الصغيرة ليندا مورغان 2021 تأهيل أسرع من خلال طرق إعداد أفضل