ماذا لو انخفض وقت القطع بنسبة 60% بين عشية وضحاها؟

اعتدت أن أنهي يومي بالكثير من الأشياء المتبقية على مكتبي. ظل صندوق الوارد الخاص بي مفتوحًا. كانت مذكراتي متناثرة. لقد واصلت التبديل بين المهام، وكل تبديل كلفني تركيزًا أكبر مما أردت الاعتراف به. العمل في حد ذاته لم يكن المشكلة الحقيقية. كانت عمليتي. هذا هو الجزء الذي يفتقده معظم الناس. إذا شعرت أن يومك ثقيل، فهذا ليس لأنك تحتاج إلى المزيد من الجهد. ذلك لأن عملك يحتوي على الكثير من فترات الراحة الصغيرة، والعديد من الخيارات، والكثير من التكرارات. لقد غيرت طريقة عملي من خلال القيام بشيء واحد في كل مرة، وأبقيت النظام بسيطًا. أنا لا أطارد روتينًا مثاليًا. أستخدم بعض الخطوات التي يمكنني تكرارها. 1. أكتب قائمة قصيرة واحدة قبل أن أبدأ وأتوقف عن فتح التطبيقات أولاً. أكتب ثلاثة عناصر فقط: - المهمة الأكثر أهمية - المهمة الأسهل في إنهائها - المهمة التي تستمر في المضي قدمًا طوال اليوم. تلك القائمة الصغيرة تمنعني من الانجراف. أنا لا أضيع طاقتي في السؤال: "ماذا علي أن أفعل الآن؟" أنا أعرف بالفعل. مثال حقيقي: في الأسبوع الماضي تلقيت تقريرًا عن العميل، ورسالتين بالبريد الإلكتروني للمتابعة، ومراجعة لجدول البيانات. اعتدت أن أقفز بينهما. هذه المرة، بدأت بمسودة التقرير، ثم تعاملت مع رسائل البريد الإلكتروني في كتلة واحدة، ثم تحققت من الأرقام. بدا العمل أخف وزنًا لأنني توقفت عن تشتيت انتباهي. 2. أقوم بتجميع الأعمال المتشابهة معًا ** وأجيب على الرسائل عند نقطة محددة واحدة. لا أسمح لهم بسحبي طوال اليوم. أفعل الشيء نفسه مع المكالمات والتعديلات والبحث. عندما تتطابق المهام، يبقى ذهني في وضع واحد لفترة أطول. وهذا يوفر الكثير من الطاقة. قد يبدو هذا التغيير صغيرًا، لكنه يحدث فرقًا حقيقيًا. إن المهمة التي شعرت ذات يوم بأنها ممتدة طوال اليوم يمكن أن تتناسب مع كتلة أقصر بكثير عندما أتوقف عن مزجها مع كل شيء آخر. **3. أقوم بحماية كتلة التركيز الأولى أول كتلة عمل عميقة تهمني كثيرًا. أبقيه خاليًا من تنبيهات الدردشة وعلامات التبويب العشوائية والعمل منخفض القيمة. إذا بدأت بالمشتتات، فإن بقية اليوم يميل إلى اتباع هذا النمط. إذا بدأت بالتركيز، سأحصل على الجذب مبكرًا. لا أحتاج إلى إعداد طويل. أنا فقط بحاجة إلى بداية نظيفة. بعض الناس ينتظرون المزاج المناسب. توقفت عن فعل ذلك. أفتح الملف، وأبدأ بالسطر الأول، وأترك ​​الزخم يتزايد من هناك. 4. أستخدم القوالب للمهام المتكررة وقد وفر لي ذلك ساعات أكثر مما كنت أتوقع. إذا كتبت نفس النوع من الرسالة أو التقرير أو المخطط التفصيلي مرارًا وتكرارًا، فإنني لا أبدأ من الصفر. أحتفظ بقالب بسيط وأقوم بتعديله ليناسب المهمة. وهذا يساعد في عمل المبيعات اليومية أيضًا. عندما أحتاج إلى إرسال ملاحظة متابعة، أستخدم البنية الأساسية: - افتتاحية واحدة واضحة - نقطة واحدة حول الحاجة - خطوة تالية يبدو الأمر واضحًا. وهذا هو السبب في أنه يعمل. لقد رأيت هذه المساعدة في عمليات متابعة العميل الحقيقي وملخصات المشروع ومسودات المحتوى. كلما قللت إعادة بناء كل قطعة، زاد الوقت الذي أخصصه للعمل الذي يحتاج إلى تفكير جديد. **5. أترك عملية إعادة تعيين قصيرة في نهاية اليوم ** قضيت سنوات متجاهلة هذا الجزء. والآن أنهي اليوم بمسح مساحة العمل الخاصة بي، وحفظ الخطوة التالية، وكتابة ملاحظة من حيث توقفت. هذه العادة الصغيرة تساعدني على العودة دون احتكاك. أنا لا أضيع الجلسة التالية محاولاً أن أتذكر أثري الخاص. هذه إحدى تلك العادات الهادئة التي تبدو بسيطة من الخارج. داخل سير العمل الخاص بي، يغير كل شيء. لا أعدك بأن كل شخص سيوفر نفس القدر من الوقت. تختلف أساليب العمل. تختلف أنواع الوظائف. الشخص الذي يتعامل مع المكالمات طوال اليوم لن يعمل مثل الشخص الذي يكتب التقارير أو يدير الإعلانات. أستطيع أن أقول هذا من تجربتي الخاصة: عندما توقفت عن القيام بمهام متعددة، وتوقفت عن مطاردة صندوق الوارد الخاص بي، وتوقفت عن إعادة بناء نفس العمل مرارًا وتكرارًا، أصبح التحكم في يوم عملي أسهل بكثير. لقد جاء توفير الوقت من خلال القرارات الأنظف، وليس من خلال بذل المزيد من الجهد. وهذا هو الجزء الذي أثق به أكثر. إذا كان عملك يبدو بطيئًا، فسأبدأ بالعملية الخاصة بك قبل أن ألوم مجهودك. تنظيف القائمة. قم بتجميع المهام المتكررة. حماية كتلة التركيز واحدة. استخدم القوالب. أعد ضبط المكتب قبل أن تغادر. التغييرات الصغيرة لا تبدو مثيرة. إنهم يغيرون شكل اليوم.

كنت أعتقد أن المزيد من ساعات العمل من شأنها أن تحل مشاكل عملي. لم يحدث ذلك. ما آلمني حقًا هو السحب. علامات تبويب كثيرة جدًا. الكثير من المهام الصغيرة. الكثير من الشيكات على هاتفي. أنهيت يومي متعبًا، لكن العمل ما زال غير مكتمل. استمر تركيزي في الانكسار، وانخفضت طاقتي قبل الانتهاء من العمل الحقيقي. لقد غيرت نظامي، وليس جهدي. كان التحول الأكبر هو هذا: توقفت عن التعامل مع كل مهمة على قدم المساواة. لقد كتبت ما دفع عملي إلى الأمام، ثم قمت بقص الباقي. القائمة القصيرة تغلبت على القائمة الطويلة. عندما كان لدي عشرة أشياء على مكتبي، شعرت بالانشغال. عندما كان لدي ثلاثة بنود واضحة، حصلت على نتائج أسرع. لقد منعت يومي أيضًا بطريقة بسيطة. كتلة واحدة للعمل العميق. كتلة واحدة للرسائل. كتلة واحدة للمتابعة. أنا لا أبدل بينهما طوال اليوم. هذه العادة وحدها أعطتني الكثير من الوقت. عندما كنت أتحقق من البريد الإلكتروني كل بضع دقائق، كان من الممكن أن يكسر رد صغير سلسلة كاملة من الأفكار. عندما احتفظت بالرسائل في نافذة واحدة، بقيت أكثر هدوءًا وانتهيت بشكل أسرع. كان هاتفي بمثابة تسرب مخفي آخر. اعتدت أن ألتقطه دون تفكير. نظرة سريعة تحولت إلى عشر دقائق، ثم عشرين. لقد قمت بتغيير ذلك عن طريق إيقاف التنبيهات لتطبيقات العمل. مازلت أرد ولكن أرد حسب جدولي وليس حسب جدول الجهاز. هذا التغيير البسيط جعل عملي يبدو أكثر هدوءًا. وتعلمت أيضًا كتابة الإجراء التالي، وليس اسم المشروع فقط. "التقرير النهائي" غامض للغاية. "سحب أرقام المبيعات من الأسبوع الماضي" واضح. "صياغة البريد الإلكتروني للعميل" واضح. خطوات واضحة تقلل من التأخير. أضيع وقتًا أقل في تحديد ما سأفعله بعد ذلك، وأبدأ عاجلاً. مثال حقيقي بقي معي. يدير أحد أصدقائي متجرًا صغيرًا عبر الإنترنت. اعتادت الرد على كل رسالة من رسائل العملاء فور ورودها، وتعبئة الطلبات بين المكالمات، وتحديث المخزون في وقت متأخر من الليل. كانت تشعر بالاستنزاف طوال الوقت. وبعد أن قامت بتعيين نافذتين للرسائل، واستخدمت روتينًا واحدًا للتعبئة، واحتفظت بفحص يومي للمخزون، بدا يوم عملها أخف. لم تكن تقوم بعمل أقل أهمية. كانت تفعل ذلك بضغط أقل. هذا هو الجزء الذي يفتقده الناس. توفير الوقت لا يقتصر فقط على السرعة. يتعلق الأمر بإزالة الاحتكاك. عملية أنظف تمنحني مساحة للتفكير. الجدول الزمني الأكثر هدوءًا يمنحني عملاً أفضل. يبدو يومي أقل ازدحامًا، وينتهي بي الأمر مع بقاء المزيد من الطاقة للحياة خارج العمل. قاعدتي بسيطة الآن. حماية الاهتمام. تجميع المهام المتشابهة. قطع الانحرافات الصغيرة. أبقِ الخطوة التالية مرئية. عندما أتبع هذه العادات، لا أحتاج إلى دفع نفسي إلى الإرهاق لمجرد الاستمرار. أعمل بمزيد من التحكم، وأخصص المزيد من وقتي للأشياء التي تهمني.

لا أعتقد أن الفريق الأسرع يبدأ بساعات أطول. أعتقد أن الأمر يبدأ بإهدار أقل. لقد رأيت الفرق تضيع ساعات من أجل أشياء صغيرة تبدو غير ضارة في حد ذاتها. رسالة تنتظر وقتا طويلا. يوجد ملف في المجلد الخطأ. تنتقل المهمة بين ثلاثة أشخاص قبل أن يمتلكها أي شخص. ينتهي الاجتماع، لكن لا أحد يغادر بخطوة تالية واضحة. وهنا تختفي السرعة. إذا عمل فريقي غدًا بشكل أسرع بنسبة 60%، فلن أتوقع السحر. أتوقع تأخيرات أقل، وعمليات تسليم أقل، ولحظات أقل حيث يسأل الناس: "من يفعل هذا؟" هذا هو الجزء الذي تفتقده العديد من الفرق. يحاولون تحريك الناس بقوة أكبر. أحاول إزالة الاحتكاك. أبدأ بسؤال واحد: أين يتوقف العمل؟ بالنسبة للعديد من الفرق، الجواب ليس الجهد. إنه ارتباك. المصمم ينتظر النسخة. مندوب مبيعات ينتظر الموافقة. ينتظر مندوب الدعم الحصول على تعليقات حول المنتج. ينتظر المدير التحديثات من خمسة سلاسل محادثات. كل وقفة تبدو صغيرة. معًا، يبطئون الفريق بأكمله. لقد وجدت أن السرعة تنمو عندما يجعل الفريق العمل سهلاً في البدء وسهل الانتهاء. هذه هي الطريقة التي سأتعامل معها. سأعطي كل مهمة مالكًا واحدًا. ليس اثنان. ليست "مشتركة". شخص واحد يملك الخطوة التالية. وهذا لا يعني أن شخصًا واحدًا يقوم بكل العمل. وهذا يعني أن شخصًا واحدًا مسؤول عن الحفاظ على حركته. وأود أيضًا أن أبقي المهام مرئية في مكان واحد. لقد شاهدت الفرق تستخدم الدردشة والبريد الإلكتروني والملاحظات والملفات العشوائية في نفس الوقت. ينفق الناس الطاقة في البحث عن العمل بدلاً من القيام بالعمل. تعمل لوحة واحدة أو قائمة مشتركة على قطع هذا الضجيج بسرعة. أود أن أقلل من سحب الاجتماع. بعض الاجتماعات تساعد. بعض الاجتماعات تكرر فقط ما يعرفه الجميع بالفعل. إذا لم ينشئ الاجتماع خيارًا، أو يحل كتلة، أو يشارك تحديثًا رئيسيًا، فسأقوم بإزالته أو تقصيره. غالبًا ما يؤدي التحديث المكتوب القصير المهمة بشكل أفضل. سأجعل العمل المتكرر أسهل. إذا أرسل فريقي نفس النوع من البريد الإلكتروني أو الإجابة أو التقرير أو الاقتراح مرارًا وتكرارًا، فسوف أقوم بإنشاء قالب بسيط. ليست واحدة فاخرة. مجرد نقطة بداية نظيفة توفر وقت التفكير. هذا لا يتعلق بجعل العمل باردًا. يتعلق الأمر بتحرير الناس للتركيز على الأجزاء التي تحتاج إلى الحكم. وأود أيضًا أن أضع قاعدة بداية واضحة. تتوقف العديد من المهام قبل أن تبدأ لأن الموجز ضعيف. أريد أن تكون ثلاثة أشياء واضحة قبل بدء العمل: ما الذي يجب القيام به ومن يحتاج إليه وكيف يبدو "تم إنجازه" وهذا وحده يمكن أن يوفر الكثير من العمل ذهابًا وإيابًا. مثال حقيقي يبقى معي. لقد رأيت ذات مرة فريق مبيعات صغير يعاني من المتابعة. جاءت خيوط جيدة، ثم جلست لفترة طويلة. كان الفريق مشغولاً، لكن الاستجابة كانت بطيئة. لم يتم كسر أي شيء بطريقة واحدة كبيرة. كانت المشكلة ملكية متناثرة وعدد كبير جدًا من الخطوات. لقد غيرنا ثلاثة أشياء. لوحة مهام مشتركة واحدة مالك واحد لكل عميل متوقع مراجعة يومية واحدة للعناصر العالقة لم يكن الفريق بحاجة إلى مزيد من الضغط. لقد كانوا بحاجة إلى طريق أنظف. وفي غضون فترة قصيرة من العمل، كانوا يقضون وقتًا أقل في طلب التحديثات ووقتًا أطول في التحدث مع العملاء. تغير المزاج أيضا. شعر الناس بخسارة أقل. هذا مهم. عندما يتحرك فريق بشكل أسرع، فإن المكسب لا يقتصر على السرعة فحسب. يشعر الناس أيضًا بالهدوء. وهم يعرفون أين تقف الأمور. يمكنهم التركيز. توقفوا عن التخمين. إذا كنت أريد تلك النتيجة غداً، فلن أبدأ بخطاب كبير. سأبدأ بخريطة نظيفة للعمل. أود أن أسأل: ما الذي يؤخر؟ ما الذي يتم سؤاله أكثر من مرة؟ ما هي الخطوات التي يمكن إزالتها؟ ما الذي يمكن صياغته؟ ما الذي يمكن أن يمتلكه شخص واحد؟ تشير هذه الإجابات عادةً إلى المشكلة الحقيقية. وجهة نظري بسيطة. الفريق السريع ليس الفريق الذي يندفع. إنه فريق يضيع وقتًا أقل في العمل غير الواضح. ولهذا السبب أهتم بالهيكل. ملكية واضحة. خطوات واضحة. مسح التحديثات. معايير واضحة. وعندما تتحسن هذه الأجزاء، يتحرك الفريق بضغط أقل. العمل يبدو أخف وزنا. ينمو الإخراج دون دفعة صاخبة. إذا كنت تريد فريقًا يعمل بشكل أسرع، فلن أطارد السرعة كهدف. سأبني نظامًا يجعل العمل البطيء أكثر صعوبة للبقاء على قيد الحياة. اتصل بنا على Yu Huichao: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

أفيري كولينز 2023 تصميم يوم عمل يقلل من تبديل المهام مينا باتيل 2022 أنظمة بسيطة لتنفيذ يومي أسرع جوردان لي 2024 كيفية حماية العمل العميق في مكتب مشتت إيلينا بروكس 2021 قوالب وعادات سير العمل لمهام العمل المتكررة دانيال مورغان 2023 بناء وضوح الفريق من خلال الملكية والرؤية صوفيا جرانت 2022 تقليل الاحتكاك لتحسين السرعة دون إرهاق