لماذا ندفع مقابل العمل عندما تقوم هذه الآلة بكل شيء؟

تقضي العديد من الفرق ساعات في العمل الذي يتبع نفس النمط كل يوم: فرز الملفات، وإرسال التحديثات الروتينية، والتحقق من البيانات، ونقل المعلومات من نظام إلى آخر. قد يكون العمل ضروريًا، لكنه قد يترك القليل من الوقت لخدمة العملاء والتخطيط وحل المشكلات. لقد رأيت هذا يحدث في الشركات الصغيرة والفرق المتنامية. لا يحتاج الناس دائمًا إلى العمل بجدية أكبر. غالبًا ما يحتاجون إلى طريقة أفضل لمشاركة الحمل المتكرر مع الأجهزة. دع الآلة تعمل، لكن أبقِ الناس مسيطرين عليها. ## ابدأ بمهمة واحدة متكررة تعمل الأتمتة بشكل أفضل عندما يكون للمهمة نمط واضح. تتضمن نقاط البداية الجيدة ما يلي: - نقل إدخالات النموذج الجديدة إلى جدول بيانات - إرسال تحديثات الطلب إلى العملاء - إنشاء تقارير مبيعات يومية - فرز طلبات الدعم حسب الموضوع - النسخ الاحتياطي للملفات وفقًا لجدول زمني محدد - التحقق من مستويات المخزون - تذكيرات حجز المواعيد لن أبدأ بنظام كبير على مستوى الشركة. من الأسهل قياس المهمة الصغيرة واختبارها وضبطها. إذا كانت العملية تستغرق 30 دقيقة كل يوم، فقد يؤدي سير العمل البسيط إلى إرجاع أكثر من 180 ساعة من وقت الموظفين على مدار العام. تعتمد النتيجة الدقيقة على العملية وعدد المستخدمين والأدوات المستخدمة. يمكن أن يُظهر الاختبار القصير ما إذا كانت الفكرة مفيدة أم لا. ## قم بتخطيط العملية قبل اختيار الأداة تبدأ العديد من مشكلات الأتمتة بخطوات غير واضحة. أكتب العملية بلغة واضحة: 1. ما الذي يبدأ المهمة؟ 2. ما هي المعلومات التي تدخل في العملية؟ 3. ما الإجراء الذي سيحدث بعد ذلك؟ 4. من يتحقق من النتيجة؟ 5. ماذا يحدث عندما يحدث خطأ ما؟ خذ استفسار العميل كمثال. يقوم الزائر بملء نموذج الاتصال. يقوم النظام بتسجيل الرسالة. القاعدة تضعه في فئة مناسبة. يتلقى العميل الرد الذي يؤكد الاستلام. يقوم أحد أعضاء الفريق بمراجعة الرسالة وإرسال إجابة شخصية. هذه العملية لا تزيل الاتصال البشري. أنه يقلل من الوقت الذي يقضيه في تسجيل وفرز المعلومات. ## أعط الآلة قواعد واضحة: الآلة تتبع التعليمات. لا يفهم الرغبات غير الواضحة بنفس الطريقة التي يفهمها الشخص. تحتاج قاعدة مثل "التعامل مع الطلبات العاجلة" إلى مزيد من التفاصيل. يمكنك تعريف الطلب العاجل على أنه رسالة تتضمن انقطاع الخدمة أو مشكلة في الدفع أو مخاوف تتعلق بالسلامة. يمكن للفريق بعد ذلك مراجعة ما إذا كانت هذه القواعد تتوافق مع العمل اليومي. قد تتضمن القواعد الواضحة ما يلي: - إذا تم دفع الطلب، أرسل تأكيد الدفع - إذا كان النموذج يتضمن طلب دعم، فقم بإنشاء تذكرة مساعدة - إذا وصل المخزون إلى المستوى المختار، فأخطر فريق الشراء - إذا كان التقرير يحتوي على بيانات مفقودة، فأرسله للمراجعة الهدف هو عدم جعل كل قرار تلقائيًا. الهدف هو جعل القرارات الروتينية أسهل في الإدارة. ## احتفظ بفحص بشري عندما يكون الحكم مهمًا. تحتاج بعض المهام إلى رعاية أو سياق أو مسؤولية شخصية. يمكن للآلة فرز الرسائل حسب الكلمات الرئيسية. قد لا يفهم الوضع الكامل للعميل. ويمكنه الإبلاغ عن مشكلة محتملة في الفوترة، ولكن يجب على الشخص مراجعة التفاصيل قبل تغيير الحساب أو إصدار استرداد. أستخدم المراجعة البشرية للإجراءات التي قد تؤثر على: - المدفوعات - وصول العملاء - البيانات الشخصية - قرارات التوظيف - الصحة أو السلامة - التواصل العام يساعد هذا الأسلوب في تقليل الأخطاء دون التخلي عن فائدة الأتمتة التي توفر الوقت. ## اختبر سير العمل بأمثلة حقيقية يمكن أن يبدو سير العمل صحيحًا على الورق، لكنه لا يزال يفشل أثناء الاستخدام العادي. قبل أن أجعله جزءًا من العمل اليومي، أقوم باختباره بأمثلة مختلفة: - طلب كامل - طلب غير مكتمل - معلومات مكررة - رسالة عميل غير عادية - خطأ في النظام - طلب يحتاج إلى إجابة بشرية قد يقوم متجر صغير عبر الإنترنت بإعداد تنبيه تلقائي لانخفاض المخزون. أثناء الاختبار، يمكن للفريق التحقق مما يحدث عندما لا يكون للمنتج رقم مخزون، أو عندما يصل طلبان معًا، أو عندما يقوم المورد بتغيير رمز المنتج. تكشف هذه الحالات عن الفجوات مبكرًا. كما أنها تساعد الموظفين على فهم ما يمكن للنظام فعله وما لا يمكنه فعله. ## شاهد الجودة، وليس فقط الوقت الذي يتم توفيره. إن توفير الوقت مفيد، ولكنه جزء واحد فقط من النتيجة. أتحقق أيضًا من: - عدد المهام التي يكملها النظام بشكل صحيح - عدد المرات التي يحتاج فيها الموظفون إلى إصلاح خطأ ما - ما إذا كان العملاء يتلقون رسائل واضحة - ما إذا كانت العملية تنشئ سجلات مكررة - ما إذا كان أعضاء الفريق يفهمون سير العمل الجديد إن العملية التي توفر ساعة ولكنها تخلق شكاوى العملاء تحتاج إلى المزيد من العمل. قد تكون العملية الأبطأ التي توفر معلومات دقيقة هي الخيار الأفضل لمهمة حساسة. السجلات البسيطة يمكن أن تساعد. قد يقوم الفريق بمقارنة عدد التصحيحات اليدوية قبل التغيير وبعده. لا يجب أن تكون البيانات معقدة. يجب أن تعكس العمل اليومي. ## حماية المعلومات المستخدمة غالبًا ما تنقل الأتمتة بيانات العمل أو بيانات العملاء بين الأدوات. وهذا يجعل التحكم في الوصول مهمًا. أقوم بمراجعة: - الأدوات التي تتلقى البيانات - من يمكنه عرضها أو تحريرها - مدة تخزين البيانات - ما إذا كان من الممكن إزالة التفاصيل غير الضرورية - ماذا يحدث عندما يترك الموظف الفريق قد يحتاج إشعار العميل إلى عنوان بريد إلكتروني ورقم الطلب. قد لا تحتاج إلى عنوان المنزل الكامل أو تفاصيل الدفع. يمكن أن يؤدي استخدام معلومات أقل إلى تسهيل إدارة سير العمل. كما أنه يقلل من عدد التفاصيل التي يمكن الكشف عنها في حالة وجود مشكلة في الحساب أو التكامل. ## تدريب الأشخاص على العملية قد تكمل الآلة المهمة، لكن لا يزال الأشخاص بحاجة إلى معرفة ما تعنيه النتيجة. يمكن أن يشرح الدليل المختصر ما يلي: - ما يفعله سير العمل - ما الذي يجب على الموظفين التحقق منه - ما هي الأخطاء التي تتطلب إجراءً يدويًا - من يملك العملية - كيفية إيقافها مؤقتًا أو تغييرها أفضّل الإرشادات البسيطة مع لقطات الشاشة والأمثلة. لا ينبغي للفريق أن يعتمد على شخص واحد يعرف كيفية عمل النظام. عندما يفهم الموظفون العملية، يمكنهم الإبلاغ عن المشكلات مبكرًا واقتراح تغييرات مفيدة. ## دع الآلة تتعامل مع التكرار، وليس المسؤولية. تكون الأتمتة مفيدة للغاية عندما تزيل الجهد الروتيني بينما يحتفظ الأشخاص بالحكم. سأسمح للآلة بإنشاء مسودة بريد إلكتروني، وليس إرسال رد حساس دون مراجعة. سأسمح لها بجمع بيانات المبيعات، وليس تحديد سبب تغير المبيعات. أود أن أسمح له بتذكير الفريق بمهمة ما، وليس افتراض أن المهمة قد اكتملت. يساعد هذا التوازن الفرق على العمل بمزيد من التركيز. كما أنه يحافظ على المساءلة مع الأشخاص الذين يفهمون العميل والأعمال والوضع الأوسع. الطريقة العملية للبدء بسيطة: اختر مهمة واحدة متكررة، واكتب كل خطوة، وأنشئ قواعد واضحة، واختبر الحالات غير العادية، وتحقق من النتائج عبر عدة دورات عمل. يمكن للآلة أن تحمل الحمولة المتكررة. يمكن للناس قضاء المزيد من الوقت في اتخاذ القرارات التي تحتاج إلى الخبرة والرعاية والسياق.

يمكن أن ترتفع تكاليف العمالة حتى عندما يعمل الفريق بجد. غالبًا ما يستغرق الإدخال المتكرر للبيانات، وملكية المهمة غير الواضحة، والفحوصات اليدوية، وإعادة العمل التي يمكن منعها وقتًا أطول من المهمة الرئيسية نفسها. إنني أنظر إلى المخرجات من زاوية عملية: ما مقدار العمل المفيد الذي تنتجه كل ساعة مدفوعة الأجر؟ الجواب ليس دائما هو تقليل عدد الموظفين. يتمثل النهج الأقوى في إزالة الخطوات الضائعة، ومنح الأشخاص أدوات أكثر وضوحًا، ومساعدة الفريق على قضاء المزيد من الوقت في العمل الذي يحتاج إلى حكم بشري. ابدأ بمراجعة بسيطة للعمل أبدأ بإدراج المهام المكتملة خلال الأسبوع العادي. لكل مهمة، أقوم بتسجيل: - الشخص المسؤول - الوقت المطلوب - الأدوات المستخدمة - عدد عمليات التسليم - الأسباب الشائعة للتأخير - مقدار إعادة العمل وهذا يمكن أن يكشف عن مشاكل صغيرة من السهل تفويتها. قد يقضي فريق المبيعات عدة دقائق في نسخ تفاصيل العميل إلى أنظمة مختلفة. قد يتوقف فريق المستودع مؤقتًا بسبب تخزين معلومات المخزون في ملفات منفصلة. قد يجيب فريق الدعم على نفس الأسئلة الأساسية عبر البريد الإلكتروني عدة مرات في اليوم. قد تبدو كل مهمة بسيطة. على مدار شهر، يمكن أن تصبح الساعات الضائعة تكلفة تشغيل كبيرة. إزالة العمل اليدوي المتكرر العمل اليدوي ليس سيئًا دائمًا. يصبح الأمر مكلفًا عندما يكرر الأشخاص نفس الإجراء دون إضافة قيمة جديدة. تشمل المجالات الشائعة للمراجعة ما يلي: - نسخ المعلومات بين الأنظمة - إنشاء تقارير من البيانات الأولية - إرسال التحديثات الروتينية - التحقق من نفس الأرقام أكثر من مرة - إعادة بناء المستندات من الملفات القديمة - تعيين المهام من خلال سلاسل الرسائل الطويلة قد يتعامل قالب مشترك أو نموذج بسيط أو قاعدة جدول بيانات أو أداة برمجية معتمدة مع جزء من هذا العمل. الهدف ليس استبدال كل عمل بشري. الهدف هو منح الموظفين مزيدًا من الوقت لخدمة العملاء وحل المشكلات وفحوصات الجودة واتخاذ القرارات. على سبيل المثال، قد تتلقى شركة صغيرة للبيع بالجملة الطلبات عبر البريد الإلكتروني، وإدخالها في جدول بيانات، ثم كتابة نفس التفاصيل في نظام الفواتير. يمكن أن يؤدي نموذج الطلب القياسي إلى تقليل الإدخال المكرر وتسهيل اكتشاف المعلومات المفقودة. لا يزال الموظفون يراجعون الطلب، لكنهم يقضون وقتًا أقل في تكراره. وضع معايير عمل واضحة غالبًا ما ينخفض ​​الناتج عندما يتبع كل موظف عملية مختلفة. أقوم بإنشاء دليل عمل قصير للمهام التي تحدث بانتظام. وقد يتضمن: 1. ما الذي يبدأ المهمة 2. ما هي المعلومات المطلوبة 3. ما هي الخطوات التي يتبعها الموظف 4. من يتحقق من النتيجة 5. مكان تخزين العمل النهائي يجب أن يكون الدليل سهل الاستخدام خلال يوم حافل. غالبًا ما تكون الوثيقة المكونة من صفحتين والتي تحتوي على أمثلة واضحة أكثر فائدة من الدليل الطويل الذي لا يفتحه أحد. كما أن المعايير الواضحة تجعل التدريب أسهل. يمكن للموظفين الجدد تعلم العملية المتوقعة، في حين يمكن للموظفين ذوي الخبرة الإشارة إلى الخطوات التي تحتاج إلى تحسين. قياس المخرجات المفيدة ساعات العمل لا تظهر الصورة الكاملة. أقوم بتتبع التدابير التي تتوافق مع العمل، مثل: - الطلبات المكتملة - طلبات العملاء التي تم حلها - الوحدات التي تم فحصها - عمليات التسليم المعدة - معدلات الخطأ - ساعات إعادة العمل - متوسط ​​وقت الاستجابة يجب أن يساعد الإجراء الفريق على اتخاذ قرار أفضل. إذا كان المستودع يتتبع السرعة فقط، فقد يندفع الموظفون ويرتكبون المزيد من الأخطاء. إذا تتبعت السرعة والدقة معًا، فستحصل الشركة على رؤية أكثر توازنًا للأداء. يمكن لفريق صغير أن يبدأ بإجراء واحد أو اثنين. قد يؤدي عدد كبير جدًا من الأرقام إلى إنشاء أعمال إعداد تقارير إضافية دون تحسين العمليات اليومية. تحسين عملية التسليم بين الفرق غالبًا ما تظهر حالات التأخير بين الأقسام وليس داخل قسم واحد. وقد ينتقل الطلب من المبيعات إلى العمليات، ثم إلى التمويل، ثم يعود إلى المبيعات للتوضيح. تخلق كل عملية تسليم فرصة لمعلومات مفقودة أو ملكية غير واضحة. أقوم بتقليل هذا الاحتكاك من خلال تحديد: - المعلومات المطلوبة في كل عملية تسليم - الشخص الذي يملك الإجراء التالي - وقت الاستجابة المتوقع - المكان الذي يتم فيه تسجيل التحديثات. يمكن أن تساعد لوحة المهام المشتركة أو الملف المركزي الأشخاص في معرفة ما ينتظر، وما هو قيد التقدم، وما تم إكماله. الأداة أقل أهمية من عادة الاحتفاظ بالمعلومات في مكان واحد موثوق. دعم الموظفين أثناء التغيير لا ينبغي أن يعني التحكم في التكلفة مطالبة الأشخاص بالعمل بوتيرة غير آمنة. عند تقديم عملية جديدة، يحتاج الموظفون إلى وقت لاختبارها والإبلاغ عن المشكلات. يمكن أن توضح تعليقاتهم أين تخلق العملية جهدًا إضافيًا أو تجعل خدمة العملاء أكثر صعوبة. أطرح أسئلة عملية: - ما هي الخطوة التي تستغرق وقتًا أطول؟ - أين تبدأ الأخطاء عادة؟ - ما هي المعلومات التي غالبا ما تكون مفقودة؟ - ما الذي يجعل المهمة أسهل لإكمالها بشكل صحيح؟ قد يرى الموظف الذي يقوم بالمهمة كل يوم مشاكل مخفية من تقارير الإدارة. الاستماع إلى هذا الشخص يمكن أن يمنع وقوع خطأ باهظ التكلفة في العملية. استخدم اختبارًا صغيرًا قبل إجراء تغيير أوسع نطاقًا أفضّل اختبار عملية واحدة مع فريق واحد قبل تغيير العمل بأكمله. قد يتم إجراء اختبار بسيط لمدة تتراوح بين أسبوعين وأربعة أسابيع. خلال تلك الفترة، أقوم بمقارنة: - الوقت المستغرق قبل التغيير - الوقت المستغرق بعد التغيير - مستويات الخطأ وإعادة العمل - جودة استجابة العملاء - تعليقات الموظفين لا يلزم أن تكون الأرقام مثالية. إنهم بحاجة إلى إظهار ما إذا كان التغيير يساعد، أو يخلق مشاكل جديدة، أو يحتاج إلى تعديل. على سبيل المثال، قد تقوم إحدى شركات الخدمات باختبار نموذج القبول القياسي مع مجموعة دعم واحدة. إذا كان النموذج يقلل من التفاصيل المفقودة ولكنه يضيف الكثير من العمل للعملاء، فيمكن للفريق تقصيره قبل استخدامه في جميع أنحاء الأعمال. أبق المدخرات مرئية عندما تتحسن عملية ما، أقوم بتسجيل ما تغير وأين يذهب الوقت الذي تم توفيره. قد تدعم الساعات المحفوظة: - ردود أسرع للعملاء - المزيد من فحوصات الجودة - متابعة مبيعات إضافية - تدريب أفضل للموظفين - احتياجات أقل للعمل الإضافي - مزيد من الوقت للتخطيط وهذا يعطي الفريق سببًا واضحًا للحفاظ على العملية الجديدة. كما أنه يساعد المديرين على معرفة ما إذا كانت الأداة أو تغيير سير العمل يؤدي إلى نتائج مفيدة. إن خفض تكاليف العمالة لا ينبغي أن يبدأ بخفض الوظائف. يمكن أن يبدأ الأمر بإلقاء نظرة متأنية على كيفية تحرك العمل في الشركة. عندما يتم تقليل المهام المتكررة، وتكون المسؤوليات واضحة، ويتم قياس المخرجات بعناية، يمكن للموظفين قضاء المزيد من وقتهم المدفوع الأجر في العمل الذي يهمهم. يتحكم العمل في التكاليف التي يمكن تجنبها مع الحفاظ على الخدمة والجودة في الاعتبار.

كنت أعتقد أن إضافة المزيد من المعدات هو أسهل طريقة للتعامل مع المزيد من الطلبات. ثم ظهرت المشكلات العملية: المساحة الأرضية المحدودة، وأعمال الإعداد المتكررة، وزيادة احتياجات الصيانة، وتنقل المشغلين بين الآلات المختلفة. يمكن لآلة واحدة أن تدعم عدة مهام عندما يتوافق تصميمها مع العمل. الهدف ليس جمع المعدات. الهدف هو جعل الإنتاج اليومي أسهل في التخطيط والتشغيل والصيانة. قد تساعد الآلة متعددة الوظائف في: - القطع والتشكيل - الحفر والأعمال السطحية - إنتاج دفعة صغيرة - الأجزاء المخصصة - أعمال الإصلاح - إعداد النموذج الأولي - مهام ورشة العمل الروتينية تعتمد الوظائف الدقيقة على طراز الماكينة والأدوات والمواد ونطاق العمل. أتحقق دائمًا من هذه التفاصيل قبل إجراء عملية الشراء. عندما أقوم بتقييم الآلة، أبدأ بالعمل الذي قمت به بالفعل. أقوم بإدراج المواد وأحجام المنتج والتفاوتات المطلوبة والمخرجات اليومية وتغييرات المهام الشائعة. سيكون لورشة العمل التي تعالج الخشب بشكل أساسي احتياجات مختلفة عن تلك التي تتعامل مع الألومنيوم أو الفولاذ أو البلاستيك أو المواد المركبة. الآلة التي تناسب مادة واحدة قد لا تناسب مادة أخرى. والخطوة التالية هي مراجعة عملية التشغيل. أسأل: - كم يستغرق الإعداد؟ - كم مرة يجب تغيير الأدوات؟ - هل يستطيع مشغل واحد إدارة المهام الرئيسية؟ - هل نظام التحكم سهل الفهم؟ - ما مقدار المساحة المطلوبة حول الجهاز؟ - هل يمكن للجهاز الاتصال بالأدوات أو البرامج الموجودة؟ - ما هي أعمال الصيانة المطلوبة؟ تساعدني هذه الأسئلة في مقارنة سير العمل بالكامل بدلاً من النظر إلى سعر الشراء فقط. تقدم ورشة الأثاث الصغيرة مثالاً بسيطًا. قد يتلقى الفريق طلبات مخصصة لألواح الخزانات والأرفف والأجزاء الزخرفية الصغيرة. باستخدام المعدات المنفصلة، ​​قد يتطلب كل طلب عدة عمليات نقل عبر ورشة العمل. يمكن للآلة التي تجمع بين مهام القطع والحفر والتشكيل المتوافقة أن تقلل الحركة بين محطات العمل. لا يزال الفريق بحاجة إلى الإعدادات المناسبة والأدوات المناسبة والمشغلين المدربين، ولكن قد يصبح مسار العمل أسهل في الإدارة. قد يواجه ورشة الإصلاح موقفًا مختلفًا. أوامرها يمكن أن تتغير من يوم لآخر. قد يحتاج أحد العملاء إلى دعامة بديلة، بينما قد يحتاج عميل آخر إلى غطاء بلاستيكي صغير أو جزء دعم معدني. يمكن للآلة التي تتعامل مع أكثر من نوع واحد من المهام أن تدعم عبء العمل المتغير هذا، بشرط أن يتطابق نطاق المواد وقدرة الماكينة مع المهمة. أنا أيضًا أهتم بسلامة المشغل وتدريبه. لا تزال الآلة ذات الوظائف المتعددة بحاجة إلى خطوات تشغيل واضحة. يجب أن يشرح دليل المستخدم الإعداد وتغييرات الأداة والتنظيف والفحص ومعالجة الأخطاء. يجب أن يعرف المشغلون حدود الماكينة قبل بدء الإنتاج. تبدو عملية الإعداد العملية كما يلي: 1. تحديد التطبيقات الرئيسية. 2. التأكد من توافق المواد والأحجام. 3. التحقق من احتياجات الطاقة والمساحة والتهوية والتركيب. 4. مراجعة أسلوب التحكم ودعم التدريب. 5. اختبار عينة العمل عندما يكون ذلك ممكنا. 6. قارن بين الوصول إلى الصيانة وإمدادات قطع الغيار. 7. قم بتسجيل الإعدادات المستخدمة للأوامر المتكررة. تساعد هذه العملية على منع حدوث خطأ شائع: اختيار جهاز لأنه يوفر العديد من الوظائف، ثم اكتشاف أن المهمة الأكثر استخدامًا تتطلب أدوات إضافية أو وقت إعداد أطول. أوصي أيضًا بالتحقق من جودة الإخراج من خلال عينة العمل. يمكن أن تظهر العينة تشطيب السطح، ودقة القطع، وموضع الحفر، وعلامات الأداة، ووقت الإعداد. توفر كتيبات المنتج مواصفات مفيدة، ولكن قطعة الاختبار توضح كيف يمكن أن يتناسب الجهاز مع سير العمل الفعلي. المساحة هي عامل آخر تتجاهله العديد من ورش العمل. قد تشغل الآلة نفسها مساحة محدودة، ومع ذلك لا يزال المشغلون بحاجة إلى مساحة للتحميل والتفريغ والفحص والتنظيف والحركة الآمنة. يمكن لمخطط بسيط للأرضية أن يكشف ما إذا كانت الماكينة ستعمل على تحسين ورشة العمل أو إنشاء عنق الزجاجة الجديد. لا يمكن لآلة واحدة أن تحل محل كل أداة في كل بيئة إنتاج. ربما لا تزال المصانع كبيرة الحجم بحاجة إلى معدات مخصصة للسرعة والتكرار. قد تقدر ورش العمل الصغيرة وفرق الخدمة والمدارس ووحدات الإنتاج المخصصة الآلة التي تدعم العديد من المهام ذات الصلة في منطقة عمل واحدة. وجهة نظري بسيطة: الخيار الأفضل ليس الجهاز الذي يحتوي على قائمة الوظائف الأطول. إنها الآلة التي تتوافق مع المواد والمنتجات والمشغلين وسير العمل اليومي. قبل اتخاذ القرار، أكتب الوظائف التي أتوقع أن أقوم بها خلال الستة إلى الاثني عشر شهرًا القادمة. أقوم بوضع علامة على المهام التي تحدث كثيرًا، والمهام التي تسبب التأخير، والمهام التي تتطلب معالجة خارجية. تمنحني هذه القائمة أساسًا أوضح لمقارنة سعة الماكينة وملحقاتها والتدريب والدعم. يمكن لآلة واحدة أن تفتح المزيد من خيارات الإنتاج، لكن النتيجة تعتمد على التخطيط الكامن وراءها. عندما تناسب الآلة العمل، يمكن لورشة العمل أن تقضي وقتًا أقل في تغيير المحطات ووقتًا أطول في إكمال المهام المفيدة.

يعمل العديد من الأشخاص لساعات طويلة وما زالوا يشعرون أن المهام المهمة لم تكتمل بعد. لقد واجهت نفس المشكلة: تقويم ممتلئ، وصندوق بريد وارد مزدحم، وقليل جدًا من الوقت للعمل المركّز. العمل بشكل أكثر ذكاءً لا يعني القيام بقدر أقل من الإهمال. ويعني اختيار المهام المفيدة، وتقليل الجهد الذي يمكن تجنبه، وإعطاء كل مهمة مكانًا واضحًا في اليوم. أستخدم عملية بسيطة لجعل عملي أكثر قابلية للإدارة. 1. اختر نتيجة رئيسية واحدة في بداية اليوم، أسأل نفسي: "ما هي النتيجة التي تجعل اليوم مفيدًا؟" يجب أن تصف الإجابة النتيجة، وليس نشاطًا غامضًا. من الصعب قياس "العمل على التقرير". "أكمل قسم بيانات المبيعات وأرسله للمراجعة" يمنحني هدفًا واضحًا. أكتب نتيجة رئيسية واحدة ومهمتين أصغر. وهذا يبقي خطتي واقعية ويساعدني على تجنب ملء اليوم بعمل منخفض القيمة. 2. افصل المهام العاجلة عن المهام المفيدة يمكن للرسالة العاجلة أن تشكل ضغطًا، لكنها قد لا تدعم هدفي الرئيسي. أتحقق من كل طلب بثلاثة أسئلة: - هل تؤثر هذه المهمة على المشروع الحالي؟ - هل يحتاج أحد إلى ردي قبل أن يتمكن من مواصلة العمل؟ - هل يمكنني جدولة ذلك لوقت لاحق؟ قد يكون الرد القصير مفيدًا. قراءة كل رسالة بمجرد وصولها يمكن أن يكسر تركيزي. عادةً ما أتحقق من البريد الإلكتروني في أوقات محددة خلال اليوم. وهذا يمنحني مساحة للتعامل مع الرسائل دون السماح لهم بالتحكم في جدول أعمالي. 3. حماية العمل المركّز تحتاج بعض المهام إلى اهتمام هادئ. تصبح الكتابة والتخطيط والتحليل والتصميم وحل المشكلات أكثر صعوبة عندما تنقطع الإشعارات كل بضع دقائق. لقد حددت مدة العمل من 30 إلى 60 دقيقة. خلال ذلك الوقت، أقوم بإغلاق علامات التبويب غير ذات الصلة، وإسكات التنبيهات غير الضرورية، والاحتفاظ بملاحظة قريبة للأفكار التي يمكن أن تنتظر. المذكرة مهمة. عندما أتذكر مهمة أخرى، أكتبها بدلاً من الابتعاد عن عملي الحالي. تساعدني هذه العادة الصغيرة على إنهاء المزيد من المهام مع عدد أقل من عمليات إعادة التشغيل. 4. استخدم قوائم المراجعة للعمل المتكرر كنت أكرر نفس الخطوات من الذاكرة عند إعداد التقارير ونشر المحتوى. وقد أدى ذلك إلى حدوث أخطاء صغيرة، مثل الروابط المفقودة أو أسماء الملفات غير الواضحة أو تخطي المراجعات. جعلت القائمة المرجعية العملية أسهل: - تأكيد هدف المهمة - جمع الملفات المطلوبة - إكمال العمل الرئيسي - مراجعة الحقائق والأرقام - التحقق من الروابط والتنسيق - إرسال النسخة النهائية أو نشرها - تسجيل الإجراء التالي قائمة المراجعة لا تحل محل الحكم. إنه يحرر انتباهي للقرارات التي تحتاج إلى مزيد من التفكير. 5. تجميع المهام المتشابهة إن التبديل بين المهام غير المرتبطة يستهلك طاقة أكبر مما يتوقع الكثير من الأشخاص. قد أحتاج إلى بعض الوقت لفهم السياق الجديد، والعثور على الملفات الصحيحة، وتذكر ما كنت أفعله من قبل. أقوم بتجميع الأعمال المشابهة في كتل: - البريد الإلكتروني والرسائل - المكالمات والاجتماعات - الكتابة - مراجعة البيانات - التخطيط - العمل الإداري هذه الطريقة تعمل بشكل جيد مع الفرق الصغيرة. على سبيل المثال، يمكن لمساعد التسويق إعداد عدة منشورات اجتماعية في جلسة واحدة بدلاً من إنشاء منشور واحد بين الطلبات غير المرتبطة. 6. قم بتحسين العملية قبل إضافة المزيد من الجهد عندما تستغرق المهمة وقتًا طويلاً، لا أحاول على الفور العمل بشكل أسرع. أبحث عن الخطوة التي تسبب التأخير. أحد الأمثلة الشائعة يأتي من استوديو تصميم صغير. أمضت مايا جزءًا من كل صباح في سؤال العملاء عن الشعارات وألوان العلامة التجارية وملفات الصور المفقودة. لم تكن أعمال التصميم نفسها هي المشكلة الرئيسية. وكانت عملية الاستلام غير مكتملة. قامت بإنشاء نموذج عميل قصير يحتوي على قسم تحميل الملفات وقائمة واضحة بالمواد المطلوبة. تلقى فريقها معلومات أفضل في بداية كل مشروع. ولم يكونوا بحاجة إلى إرسال العديد من رسائل المتابعة، وأصبح تخطيط المشروع أسهل. الدرس بسيط: الجهد المتكرر يمكن أن يشير إلى عملية تحتاج إلى الاهتمام. 7. استخدم الأدوات ذات الغرض الواضح يمكن أن تساعدني أدوات الإنتاجية في تخطيط المهام وتخزين المعلومات وتتبع التقدم. يمكنهم أيضًا إنشاء المزيد من العمل عندما أستخدم عددًا كبيرًا جدًا من الأنظمة. أحاول أن أعطي كل أداة وظيفة واحدة: - التقويم للأحداث المستندة إلى الوقت - قائمة المهام للإجراءات - تطبيق Notes للمواد المرجعية - لوحة المشروع المشتركة لتحديثات الفريق - المجلد السحابي للمستندات عندما تظهر نفس المهمة في أربعة أماكن، قد أضيع الوقت في التحقق من الإصدار الحالي. غالبًا ما يكون النظام الأصغر أسهل في الصيانة. ** 8. قل لا مع بديل مفيد** لا أستطيع قبول كل طلب دون التأثير على العمل الحالي. قد يبدو الرفض البسيط قاسياً، لذا أشرح الأولوية الحالية وأقدم خياراً آخر. على سبيل المثال: "أنا أقوم بإكمال تقرير العميل اليوم. يمكنني مراجعة هذا الطلب بعد ظهر الغد، أو يمكنني مساعدتك في العثور على شخص لديه مساحة اليوم." هذا الرد يبقي المحادثة واضحة. ويظهر أيضًا أن وقتي لديه خطة. 9. راجع اليوم دون الحكم على نفسي في نهاية يوم العمل، أقضي بضع دقائق في التحقق من ثلاث نقاط: - ما الذي أكملته؟ - ما سبب التأخير؟ - ماذا يجب أن أغير غدا؟ أنا لا أستخدم هذه المراجعة لخلق الذنب. أنا استخدامها للعثور على الأنماط. إذا كانت الاجتماعات تقاطع العمل المركّز كل يوم، فقد أحتاج إلى تجميعها. إذا كانت الطلبات الصغيرة تستهلك معظم وقتي، فقد أحتاج إلى حدود أكثر وضوحًا. إذا ظلت المهمة في قائمتي لمدة أسبوع، فقد يكون الإجراء التالي واسعًا جدًا. يجب أن تخبرني المهمة المفيدة بما يجب فعله بعد ذلك. "تحسين موقع الويب" كبير جدًا. من الأسهل البدء بـ "إدراج الصفحات الخمس التي تحتاج إلى تفاصيل اتصال محدثة". العمل بشكل أكثر ذكاءً لا يعني ملء كل دقيقة. يتعلق الأمر باتخاذ خيارات أفضل بالوقت والطاقة المتوفرة لدي. أخطط لعدد أقل من المهام، وأحمي فترات التركيز، وأجمع العمل المماثل، وأراجع العملية عند تكرار التأخير. هذه العادات لا تزيل كل التحديات، لكنها تجعل عملي أكثر وضوحًا وأسهل في الإدارة. الهدف ليس العمل دون راحة. الهدف هو إنفاق المزيد من جهدي على العمل الذي يدفع المشروع إلى الأمام. هل تريد معرفة المزيد؟ لا تتردد في الاتصال بـ Yu Huichao: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

1. جيمس كلير (2018) العادات الذرية: طريقة سهلة ومثبتة لبناء عادات جيدة 2. ديفيد ألين (2015) إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من التوتر 3. إريك برينجولفسون وأندرو مكافي (2014) عصر الآلة الثاني: تقدم العمل والازدهار في زمن التقنيات الرائعة 4. بيتر إف دراكر (2007) التحديات الإدارية القرن الحادي والعشرون 5. دبليو إدواردز ديمنج (1986) الخروج من الأزمة 6. كال نيوبورت (2016) العمل العميق: قواعد النجاح المركز في عالم مشتت