عزز الإنتاج بنسبة 40% من خلال نظامنا التلقائي.

تفقد العديد من الفرق ساعات العمل بسبب المهام التي تتبع نفس النمط كل يوم: نسخ البيانات، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالحالة، والتحقق من النماذج، وتحديث جداول البيانات، ونقل الطلبات بين الأنظمة. لقد رأيت هذا يخلق مشكلتين في وقت واحد. يقضي الموظفون وقتًا أقل في عمل العملاء، بينما يتلقى المديرون التقارير بعد فوات الأوان للتعامل معها. يمكن أن تساعد الأتمتة، ولكن لا ينبغي أن يكون الهدف هو أتمتة كل شيء. الهدف الأفضل هو إزالة الخطوات اليدوية المتكررة ومنح الأشخاص المزيد من الوقت للعمل الذي يحتاج إلى الحكم. ويمكن استخدام زيادة الإنتاج بنسبة 40% كهدف تخطيطي، وليس كنتيجة مضمونة. يعتمد التغيير الفعلي على العملية والأدوات وحجم الفريق وجودة الإعداد. ### ابدأ بعملية واحدة قابلة للتكرار أبدأ بإدراج المهام التي تستوفي ثلاثة شروط: - المهمة تحدث كثيرًا. - الخطوات تتبع نمطا واضحا. - يقضي الشخص وقتًا في نقل المعلومات أو التحقق منها. تتضمن الأمثلة الشائعة ما يلي: - تعيين العميل المتوقع - تذكيرات الفاتورة - تأكيدات المواعيد - وضع علامات على دعم العملاء - تقارير الأداء الأسبوعية - تحديثات المخزون - طلبات إجازة الموظف قد تبدو المهمة صغيرة من تلقاء نفسها. عندما يستغرق الأمر عشر دقائق ويحدث 30 مرة كل أسبوع، فإنه يستخدم خمس ساعات من وقت الموظفين. العديد من المهام الصغيرة يمكن أن تؤدي إلى خسارة أكبر بكثير. ### قياس عبء العمل الحالي قبل إضافة أداة التشغيل الآلي، أقوم بتسجيل العملية الحالية. يمكن أن تتضمن ورقة العمل البسيطة ما يلي: | العنصر | مثال | |---|---| | مهمة | مهمة الرصاص الجديدة | | المجلد الأسبوعي | 120 يؤدي | | الوقت اليدوي لكل عنصر | 4 دقائق | | معدل الخطأ | 3% | | الشخص المسؤول | منسق مبيعات | | الأدوات الحالية | النموذج، البريد الإلكتروني، CRM | وهذا يعطي الفريق نقطة انطلاق. كما أنه يساعد على منع حدوث خطأ شائع: الادعاء بالنجاح دون معرفة مقدار الوقت الذي تطلبته العملية القديمة. على سبيل المثال، إذا كان الفريق يقضي 8 ساعات كل أسبوع في تعيين العملاء المتوقعين، فإن سير العمل الذي يقلل العمل إلى 3 ساعات يوفر 5 ساعات. والنتيجة أسهل في المراجعة من ادعاء واسع النطاق حول زيادة الإنتاجية. ### حدد الخطوات قبل اختيار الأداة. أكتب العملية بلغة واضحة: 1. يرسل العميل نموذجًا. 2. يقوم النظام بالتحقق من الخدمة المحددة. 3. يتم تعيين العميل المتوقع للشخص المناسب. 4. يتم إرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني. 5. تتم إضافة العميل المتوقع إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). 6. يظهر تذكير في حالة عدم تسجيل أي رد. غالبًا ما تكشف هذه الخطوة عن عمل غير ضروري. قد يقوم الفريق بنسخ نفس المعلومات إلى ثلاثة أنظمة، أو طلب موافقة غير مطلوبة، أو إرسال رسائل يمكن تشغيلها بشرط واضح. يجب أن تدعم الأتمتة عملية نظيفة. لا ينبغي أن يجعل من الصعب فهم العملية السيئة. ### ضع القواعد التي يمكن للأشخاص مراجعتها يحتاج سير العمل الجيد إلى شروط واضحة. بالنسبة لعملية تعيين العميل المتوقع، قد تبدو القواعد كما يلي: - إذا اختار العميل "خدمة المؤسسة"، فأرسل العميل المتوقع إلى فريق المؤسسة. - في حالة اختيار العميل لمنطقة ما، قم بتعيين الممثل المحلي. - إذا كانت المعلومات المطلوبة مفقودة، أرسل النموذج مرة أخرى للمراجعة. - إذا لم يتم تسجيل أي رد خلال يوم عمل واحد، قم بإنشاء تذكير. القواعد البسيطة أسهل في الاختبار والصيانة. كما أنها تسهل على الموظف الجديد فهم ما يفعله النظام. أتجنب القواعد الخفية. عندما يؤثر سير العمل على العملاء، يجب أن يكون الموظفون قادرين على معرفة سبب حدوث الإجراء. ### ربط الأنظمة التي يستخدمها الأشخاص بالفعل لا تحتاج العديد من الفرق إلى منصة كبيرة. قد يكون النموذج أو CRM أو أداة البريد الإلكتروني أو نظام المشروع أو جدول البيانات كافيًا عند إعداد الاتصال بشكل صحيح. يمكن أن يعمل سير العمل الأساسي على النحو التالي: **نموذج موقع الويب ← أداة التشغيل الآلي ← CRM ← إشعار البريد الإلكتروني ← تذكير المهمة ** يجب أن يكون لكل اتصال غرض واحد واضح. يمكن لعدد كبير جدًا من الأدوات أن يؤدي إلى حدوث مشكلات جديدة، مثل السجلات المكررة والإشعارات الفاشلة والملكية غير الواضحة. أحتفظ أيضًا بخيار يدوي للحالات غير العادية. قد لا يتناسب طلب العميل مع القاعدة القياسية، ويحتاج الموظفون إلى طريقة آمنة لإيقاف سير العمل مؤقتًا أو تحريره. ### اختبار مع مجموعة صغيرة أفضّل إجراء اختبار محدود قبل الإطلاق الكامل. قد يتضمن الاختبار العملي ما يلي: - فريق واحد - شريحة عميل واحدة - عملية واحدة - أسبوع واحد من البيانات - شخص مسمى يقوم بفحص الأخطاء يمكن للفريق مقارنة: - الوقت المستغرق قبل الأتمتة - الوقت المستغرق بعد الأتمتة - عدد الأخطاء - وقت الاستجابة - شكاوى العملاء - التصحيحات اليدوية قد تقوم شركة البيع بالتجزئة، على سبيل المثال، بأتمتة تحديثات الطلبات للمشتريات القياسية مع الاحتفاظ بالمراجعة اليدوية للطلبات المخصصة. يعمل هذا الأسلوب على تقليل الرسائل المتكررة دون إرسال معلومات خاطئة إلى العملاء ذوي الطلبات الخاصة. ### حماية البيانات والوصول غالبًا ما تنقل الأتمتة معلومات العميل أو الموظف أو معلومات الدفع بين الأنظمة. أعطي كل أداة فقط الوصول الذي تحتاجه. تتضمن عناصر التحكم المفيدة ما يلي: - الأذونات المستندة إلى الدور - كلمات مرور قوية للحساب - تسجيل الدخول متعدد العوامل - سجلات النشاط - قواعد الاحتفاظ بالبيانات - الموافقة على التغييرات الحساسة - المراجعة المنتظمة للتطبيقات المتصلة يجب أن يتوقف سير العمل أيضًا عند فقدان البيانات المطلوبة. من الأفضل إرسال السجل غير المكتمل إلى قائمة انتظار المراجعة بدلاً من إرساله عبر أنظمة متعددة. ### تتبع المخرجات بمقاييس مفيدة. لا يعني المخرجات جعل الأشخاص يعملون بشكل أسرع في كل لحظة. يمكن أن يعني ذلك إكمال عمل أكثر قيمة مع نفس الفريق وتقليل الأخطاء التي يمكن تجنبها. أتتبع مقاييس مثل: - المهام المكتملة في الأسبوع - متوسط ​​وقت الاستجابة - الساعات اليدوية المحفوظة - تصحيحات الأخطاء - وقت انتظار العميل - العمل المرسل للمراجعة - الأنشطة المرتبطة بالإيرادات المكتملة قد لا يصل الفريق إلى زيادة بنسبة 40٪ في كل مهمة. قد توفر إحدى العمليات 60% من الوقت اليدوي، بينما قد توفر عملية أخرى 10% فقط. إن مراجعة كل سير عمل على حدة تعطي رؤية أكثر صدقًا. ### مساعدة الفريق على استخدام العملية الجديدة قد يقاوم الأشخاص الأتمتة عندما لا يعرفون مدى تأثيرها على عملهم. أشرح المهام التي ستتغير، والمهام التي ستبقى يدوية، ومن يتعامل مع الاستثناءات. يعمل التدريب القصير بشكل جيد عندما يتضمن: - خريطة العملية - نموذج طلب - الأخطاء الشائعة - خطوات التجاوز اليدوية - جهة اتصال للحصول على الدعم لن يؤدي سير العمل الذي لا يثق به أحد إلى تحسين المخرجات، حتى عندما تعمل التكنولوجيا كما هو متوقع. ### تحسين سير العمل بعد التشغيل يحتاج التشغيل الآلي إلى المراجعة. تتغير احتياجات العملاء، وتتغير أدوار الفريق، ويمكن أن تؤثر إعدادات البرنامج على النتائج. أقوم بجدولة فحص منتظم لما يلي: - الإجراءات الفاشلة - السجلات المكررة - الإخطارات المتأخرة - المهام غير الصحيحة - الخطوات غير المستخدمة - العمل اليدوي الجديد الذي أنشأه النظام يمكن لتعديل صغير واحد إزالة مشكلة متكررة. قد يحتاج التذكير إلى قاعدة توقيت مختلفة. قد يحتاج النموذج إلى إزالة حقل واحد. قد يحتاج التقرير إلى إظهار الاستثناءات بدلاً من كل سجل. عادةً ما تأتي أفضل النتائج من الأتمتة المركزة، والقياس الواضح، والمراجعة البشرية عندما يكون الحكم مهمًا. يمكن أن يؤدي هدف المخرجات بنسبة 40% إلى توجيه المشروع، ولكن النتيجة المفيدة هي عملية توفر الوقت، وتقلل من الأخطاء التي يمكن تجنبها، وتسمح للأشخاص بالتركيز على العمل الذي لا تستطيع البرامج التعامل معه بشكل جيد.

يعمل الكثير من الناس لساعات طويلة وما زالوا يشعرون أن اليوم ينتج القليل. أنا أعرف هذا الشعور. يمكن لقائمة المهام الكاملة إنشاء حركة دون تحقيق تقدم. تصل الرسائل، وتملأ الاجتماعات التقويم، وتشتت الطلبات الصغيرة الانتباه عن العمل الذي يحتاج إلى تفكير أعمق. العمل بشكل أكثر ذكاءً لا يعني التسرع في كل مهمة. ويعني اختيار العمل المناسب، وإعطائه التركيز الكافي، والتخلص من العادات التي تضيف جهداً دون إضافة قيمة. ### ابدأ بنتيجة واحدة واضحة في بداية يوم عملي، أختار نتيجة واحدة من شأنها أن تجعل اليوم مفيدًا. وهذا يختلف عن كتابة عشر مهام. قد تبدو النتيجة الواضحة كما يلي: - إكمال المسودة الأولى لاقتراح العميل - مراجعة أرقام المبيعات وتحديد نقطتي ضعف - إعداد صفحة المنتج للنشر - الرد على أسئلة العملاء المفتوحة وتسجيل الخطوات التالية يجب أن يكون من السهل التحقق من النتيجة. "العمل على التسويق" واسع جدًا. "اكتب ثلاثة أسطر لموضوع البريد الإلكتروني واختبرها مع الفريق" يمنحني هدفًا واضحًا. عندما تكون النتيجة الرئيسية واضحة، يصبح ترتيب المهام الأصغر أسهل. يمكن للبعض الانتظار. يمكن تسليم بعضها إلى شخص آخر. قد لا يلزم القيام ببعضها على الإطلاق. ### فصل العمل العميق عن المهام الصغيرة لا أستطيع الكتابة والتخطيط والرد على الرسائل بشكل جيد في نفس الوقت. يستخدم كل نشاط نوعًا مختلفًا من الاهتمام. لقد خصصت جزءًا من وقت الهدوء للعمل الذي يحتاج إلى تفكير. خلال تلك الفترة، أقوم بإغلاق علامات التبويب غير ذات الصلة، وإسكات تنبيهات الرسائل، والاحتفاظ بملاحظة قصيرة بالقرب من المهام التي تتبادر إلى ذهني. أقوم بتسجيلها بدلاً من الابتعاد عن المهمة. يمكن للمهام الصغيرة أن توضع في كتلة عمل منفصلة. قد يشمل ذلك: - التحقق من الرسائل الروتينية - تحديث نظام المهام - تأكيد أوقات الاجتماع - حفظ المستندات - إرسال ملاحظات التقدم القصيرة لا يلزم أن تستمر الكتلة المركزة طوال الصباح. حتى 40 دقيقة يمكن أن تساعد عندما تكون المهمة واضحة والمقاطعات محدودة. ### استخدم قائمة مهام قصيرة يمكن للقائمة الطويلة أن تجعل كل مهمة تبدو عاجلة. أحتفظ بثلاثة أقسام: اليوم المهام التي تحتاج إلى الاهتمام خلال يوم العمل الحالي. انتظار العناصر التي تعتمد على رد أو موافقة أو ملف أو قرار من شخص آخر. لاحقًا مهام مفيدة لا تحتاج إلى الاهتمام بعد. هذا الهيكل البسيط يبقي عملي الحالي مرئيًا دون إجباري على الاحتفاظ بكل مهمة مستقبلية في رأسي. كما أعطي كل مهمة كلمة عمل واضحة، مثل الكتابة أو المراجعة أو الاتصال أو المقارنة أو الموافقة. "تقرير العميل" لا يخبرني بما يجب أن أفعله. يتم تنفيذ الأمر "مراجعة تقرير العميل ووضع علامة على بيانات المبيعات المفقودة". ### تقليل القرارات المتكررة يمكن أن تؤدي الاختيارات الصغيرة إلى استنزاف الانتباه على مدار اليوم. أقوم بتقليل هذه التكلفة عن طريق إنشاء قواعد عمل بسيطة. على سبيل المثال: - أتحقق من الرسائل في نقاط محددة بدلاً من كل بضع دقائق. - أستخدم مخططًا قياسيًا للتقارير الأسبوعية. - أحتفظ بالردود الشائعة كقوالب قابلة للتحرير. - أقوم بتخزين الملفات النشطة في مكان مشترك واحد. - أقوم بتسجيل قرارات الاجتماع قبل الانتقال إلى المهمة التالية. هذه القواعد لا تزيل الحكم. إنهم يعطونني مساحة أكبر للعمل الذي يحتاج إلى الحكم. يمكن لفريق المبيعات استخدام مذكرة اتصال مشتركة تحتوي على حقول لاحتياجات العميل والوضع الحالي والإجراء التالي وتاريخ المتابعة. يمكن لفريق المحتوى استخدام قائمة المراجعة التي تتحقق من هدف الصفحة وأسئلة القارئ والروابط والحقائق والصياغة. يبقى التنسيق ثابتًا بينما تتغير التفاصيل. ### جعل الاجتماعات تأخذ مكانها يجب أن يكون للاجتماع سبب واضح لوجوده. قبل قبول واحدة، أبحث عن ثلاث نقاط: - ما هو القرار الذي يجب اتخاذه؟ - من يحتاج للمشاركة؟ - ما الذي يجب أن يكون جاهزا قبل الاجتماع؟ إذا كان الموضوع يتطلب تحديثًا فقط، فقد تعمل ملاحظة مكتوبة قصيرة بشكل أفضل. عندما تكون هناك حاجة لعقد اجتماع، أفضّل جدول أعمال بسيطًا وحدًا زمنيًا. يجب أن يعرف كل شخص الإجراء الذي يخصه بعد المناقشة. في أحد فرق المبيعات الصغيرة، غالبًا ما استمرت الاجتماعات الأسبوعية لمدة ساعة وانتهت بملكية غير واضحة. قام الفريق بتغيير التنسيق إلى 25 دقيقة. شارك كل شخص التقدم ومشكلة حالية واحدة والإجراء التالي. أصبح الاجتماع أقصر، وأصبح من الأسهل تتبع أعمال المتابعة. ### تتبع المخرجات، وليس النشاط فقط. لا يُظهر التقويم المزدحم دائمًا تقدمًا مفيدًا. أسأل نفسي: - ماذا خلقت؟ - ما المشكلة التي قمت بحلها؟ - ما القرار الذي أؤيده؟ - ما الذي يمكن لشخص آخر استخدامه الآن؟ بالنسبة للكاتب، قد يكون الإخراج عبارة عن مسودة مقالة مكتملة. بالنسبة للمصمم، قد يكون تخطيط صفحة تمت مراجعته. بالنسبة إلى أحد موظفي الدعم، قد تكون هذه مشكلة تم حلها لدى العميل مع ملاحظات واضحة. يساعدني هذا العرض في تحديد المهام التي تبدو منتجة ولكنها لا تؤدي إلى أي شيء. تبدو قراءة سلسلة الرسائل نفسها عدة مرات نشطة، إلا أنها قد لا تدفع العمل إلى الأمام. الرد القصير أو القرار الواضح يمكن أن يفعل الكثير. ### حماية الطاقة وكذلك الوقت يتغير تركيزي خلال النهار. أمارس العمل الشاق عندما يكون انتباهي أقوى وأقوم بتوفير العمل الروتيني لفترات عندما تكون طاقتي أقل. أستخدم أيضًا فترات راحة قصيرة بين الكتل المركزة. إن الوقوف أو المشي قليلاً أو النظر بعيدًا عن الشاشة يمكن أن يسهل عليك العودة إلى المهمة التالية. قد يؤدي تخطي كل استراحة إلى إنشاء يوم عمل أطول دون إنتاج عمل أفضل. عبء العمل مهم أيضًا. إذا تم وضع علامة على كل مهمة على أنها عاجلة، فقد لا تكون المشكلة تتعلق بالانضباط الشخصي. قد يحتاج الفريق إلى إزالة الأعمال ذات القيمة المنخفضة، أو تعديل المواعيد النهائية، أو تقاسم المسؤوليات بشكل أكثر عدالة. ### راجع يومك بثلاثة أسئلة في نهاية يوم العمل، أقضي بضع دقائق في التحقق من: 1. ما الذي تم المضي قدمًا فيه؟ 2. ما الذي أعاق التقدم؟ 3. ما هو الإجراء المفيد التالي؟ أنا لا أستخدم هذه المراجعة للحكم على نفسي. أستخدمه لتحسين يوم العمل التالي. إذا استغرقت الرسائل معظم فترة الصباح، فقد أقوم بإنشاء نافذة للرسالة. إذا ظلت المهمة غير واضحة، فقد أطلب ملخصًا أفضل. إذا لم يتمخض الاجتماع عن قرار، يجوز لي تغيير شكله. الهدف ليس ملء كل دقيقة. الهدف هو توجيه الوقت والاهتمام نحو العمل الذي يخلق نتيجة مفيدة. عندما أختار نتيجة واضحة، وأحمي التركيز، وأقلل من القرارات المتكررة، وأراجع ما حدث، أستطيع إنتاج المزيد دون اعتبار ساعات العمل الطويلة هي الحل الوحيد.

تعمل العديد من الفرق بجد ولكنها لا تزال تضيع الوقت في المهام المتكررة. عميل المبيعات ينتظر الرد. يوجد طلب دعم في البريد الوارد. يستغرق إعداد التقرير نصف يوم نظرًا لأن البيانات منتشرة عبر عدة أدوات. لقد رأيت هذا النمط في الشركات الصغيرة والمتاجر عبر الإنترنت والوكالات وفرق الخدمة. المشكلة في كثير من الأحيان لا تكمن في نقص الجهد. إنه سير عمل يعتمد على الكثير من الخطوات اليدوية. يمكن أن تساعد الأتمتة في تقليل هذا الاحتكاك. إنه لا يحل محل الحكم الجيد أو الخدمة الإنسانية. إنه يمنح الأشخاص مزيدًا من الوقت للعمل الذي يحتاج إلى الاهتمام والسياق والرعاية. ### ابدأ بالعمل المتكرر أبدأ بتتبع المهام التي يؤديها فريقي كل أسبوع. قد تتضمن القائمة المفيدة ما يلي: - إرسال رسائل بريد إلكتروني لمتابعة العملاء المحتملين - نقل تفاصيل العملاء بين الأنظمة - إنشاء تذكيرات للمهام - فرز طلبات الدعم - إعداد التقارير الأسبوعية - تحديث سجلات المخزون أو الطلبات - مطالبة العملاء بالتعليقات، ثم أقوم بقياس عدد مرات حدوث كل مهمة والمدة التي تستغرقها. قد تبدو مهمة مدتها خمس دقائق صغيرة. وعندما يحدث ذلك 100 مرة كل شهر، فإنه يستغرق أكثر من ثماني ساعات. تساعدني هذه العملية الحسابية البسيطة في اختيار نقطة بداية مفيدة بدلاً من أتمتة المهام العشوائية. ### اختر مشغلًا وإجراءً واضحين تتكون الأتمتة الأساسية من ثلاثة أجزاء: 1. مشغل 2. قاعدة 3. إجراء على سبيل المثال: - المشغل: يرسل زائر نموذج اتصال - القاعدة: يوضح النموذج اهتمامًا بخدمة معينة - الإجراء: أضف جهة الاتصال إلى القائمة الصحيحة وأنشئ مهمة متابعة مثال آخر: - المشغل: تم وضع علامة على طلب عبر الإنترنت كمسلم - القاعدة: مرت سبعة أيام - الإجراء: أرسل طلبًا مهذبًا للحصول على تعليقات حول المنتج القواعد الواضحة تقلل من الأخطاء. يجب أن يجيب سير العمل على سؤال واحد بسيط: "ماذا يجب أن يحدث عند وقوع هذا الحدث؟" ### ربط الأدوات التي يستخدمها فريقك بالفعل تستخدم العديد من الشركات منصة موقع الويب ونظام البريد الإلكتروني وأداة علاقات العملاء وخدمة الدفع وتطبيق إدارة المشاريع. عندما لا تقوم هذه الأدوات بمشاركة المعلومات، يقضي الموظفون وقتًا في نسخ البيانات والتحقق منها. يمكن أن يؤدي الاتصال بين الأدوات إلى إزالة جزء من هذا العمل. على سبيل المثال، قد تقوم وكالة تصميم محلية بربط نموذج موقعها الإلكتروني بنظام إدارة العملاء. عندما يطلب أحد العملاء المحتملين عرض أسعار، يمكن إنشاء سجل جهة الاتصال تلقائيًا. يمكن أن تظهر مهمة لمندوب المبيعات، بينما يتلقى العميل المحتمل رسالة تأكيد واضحة عبر البريد الإلكتروني. لا يزال الفريق يقرر كيفية الرد. الأتمتة تتعامل فقط مع الحركة الروتينية للمعلومات. ### بناء عملية متابعة مفيدة يجب أن تكون عملية المتابعة مفيدة، وليست قسرية. أستخدم رسائل مختلفة لإجراءات العملاء المختلفة. قد يحتاج الشخص الذي يقوم بتنزيل الدليل إلى محتوى تعليمي. قد يحتاج الشخص الذي يطلب اقتراحًا إلى رد مباشر من شخص ما. يمكن أن تؤدي معاملة كلا جهات الاتصال بنفس الطريقة إلى تجربة سيئة. قد تبدو العملية البسيطة كما يلي: - إرسال تأكيد بعد إرسال النموذج - إنشاء مهمة لأحد أعضاء الفريق - الانتظار لفترة معقولة - إرسال معلومات مفيدة تتعلق بالطلب - إيقاف التسلسل عندما يقوم الشخص بالرد أو حجز مكالمة. قاعدة الإيقاف مهمة. يجب ألا يستمر العميل في تلقي الرسائل الآلية بعد بدء محادثة مع شخص حقيقي. ### إبقاء الأشخاص مشاركين عندما يكون الحكم مهمًا تعمل الأتمتة بشكل جيد من خلال الإجراءات الواضحة والمتكررة. إنه يحتاج إلى مزيد من الرعاية عندما يتعلق الموقف بالعواطف أو المخاطر أو احتياجات العملاء غير العادية. لن أقوم بأتمتة الرد على الشكوى دون مراجعة بشرية. قد يحتاج العميل الذي أبلغ عن مشكلة في الفواتير إلى تفسير شخصي. يمكن لنظام الدعم فرز الطلب وتنبيه عضو الفريق المناسب، بينما يأتي الرد النهائي من شخص ما. هذا النهج يخلق التوازن. يتعامل النظام مع السرعة والتنظيم. يتعامل الفريق مع الحكم والثقة. ### التحقق من البيانات قبل التشغيل الآلي للبيانات الضعيفة يمكن أن تجعل سير العمل الفعال يؤدي إلى نتائج سيئة. قبل ربط الأنظمة، أتحقق من: - هل يتم تخزين أسماء العملاء بنفس التنسيق؟ - هل عناوين البريد الإلكتروني صالحة؟ - هل السجلات المكررة شائعة؟ - هل يستخدم أعضاء الفريق نفس تسميات الحالة؟ - هل يُطلب من العملاء الحصول على الموافقة المطلوبة للرسائل التسويقية؟ - هل يمكن للأشخاص إلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني الترويجية؟ غالبًا ما تبدأ العملية النظيفة بعملية تنظيف صغيرة للبيانات. قد يستغرق الأمر بعض الوقت في البداية، لكنه يقلل من الارتباك لاحقًا. ### الاختبار مع مجموعة صغيرة أتجنب إطلاق سير عمل جديد عبر العمل بأكمله في اليوم الأول. يمكن أن يكشف اختبار صغير عن مشكلات مثل: - رسالة بريد إلكتروني تعرض اسم العميل الخاطئ - مهمة تنتقل إلى عضو الفريق الخطأ - يتم إرسال رسالة أكثر من مرة - تأخير لا يتطابق مع رحلة العميل - قاعدة التوقف المفقودة أقوم بإرسال سجلات الاختبار من خلال كل خطوة والتحقق مما يحدث. أطلب أيضًا من واحد أو اثنين من أعضاء الفريق مراجعة الرسائل من وجهة نظر العميل. يجب أن يكون من السهل إيقاف سير العمل مؤقتًا. إذا تصرف النظام بطريقة غير متوقعة، فإن إيقافه بسرعة يحمي ثقة العملاء. ### تتبع النتائج التي تتوافق مع الهدف، المزيد من النشاط لا يعني دائمًا نتائج أفضل. لمتابعة العملاء المتوقعين، يمكنني تتبع: - معدل الاستجابة - المحادثات المؤهلة - الاجتماعات المحجوزة - الوقت من الاستفسار إلى الرد لخدمة العملاء، يمكنني تتبع: - وقت الاستجابة - الطلبات التي تتم معالجتها لكل عضو في الفريق - تكرار الأسئلة - تعليقات العملاء بالنسبة للعمل الداخلي، يمكنني تتبع: - الساعات المحفوظة - الأخطاء اليدوية - المهام المفقودة - وقت إعداد التقرير توضح هذه التدابير ما إذا كانت الأتمتة تساعد الأعمال أم أنها تضيف المزيد من الرسائل والتنبيهات فقط. ### قم بمراجعة سير العمل مع تغير الأعمال. قد تؤدي العملية التي تنجح مع 20 عميلاً إلى خلق مشاكل لـ 2000 عميل. تتغير أدوار الفريق. تتغير المنتجات. أسئلة العملاء تتغير. أقوم بمراجعة سير العمل المهم وفقًا لجدول زمني منتظم. أبحث عن الخطوات التي لم تعد تخدم أي غرض، والرسائل التي تبدو قديمة، والقواعد التي تخلق عملاً غير ضروري. وأسأل أيضًا الأشخاص الذين يستخدمون النظام كل يوم. غالبًا ما تكشف تعليقاتهم عن مشكلات لا يمكن للتقارير إظهارها. قد يوفر سير العمل الوقت على الورق بينما يجعل مهمة أحد أعضاء الفريق أكثر صعوبة. ### خطة بداية عملية يمكنني أن أبدأ بسير عمل واحد في خمس خطوات: 1. اكتب مهمة متكررة 2. سجل المشغل والنتيجة المرغوبة 3. أزل الخطوات التي لا تضيف قيمة 4. اختبر العملية باستخدام بيانات عينة 5. قم بقياس النتيجة بعد الإطلاق مهمة البدء الجيدة تكون صغيرة ومتكررة وسهلة التحقق. غالبًا ما تتناسب إشعارات العملاء المتوقعين وتذكيرات المواعيد وطلبات تعليقات العملاء والتقارير الأسبوعية مع هذا النمط. الأتمتة ليست طريقًا مختصرًا حول الممارسات التجارية الجيدة. إنه يعمل بشكل أفضل عندما يكون للعملية غرض واضح بالفعل. عندما أقوم بإزالة العمل المتكرر، وحماية اختيارات العملاء، والحفاظ على المراجعة البشرية حيثما كان ذلك مهمًا، يمكن لفريقي قضاء المزيد من الوقت في حل المشكلات وخدمة الأشخاص. والنتيجة ليست مجرد المزيد من النشاط. إنها طريقة أكثر سلاسة للعمل.

تريد العديد من الفرق المزيد من الإنتاج، إلا أن أيامهم مليئة بالمهام المتكررة والطلبات غير الواضحة والاجتماعات الطويلة والتحقق المستمر من الرسائل. لقد رأيت الناس يعملون لمدة ثماني ساعات وما زلت أشعر أن العمل المهم لم يمس. الجواب لا يعمل دائمًا لفترة أطول. غالبًا ما تأتي النتيجة الأفضل من إزالة نقاط الاحتكاك الصغيرة من سير العمل اليومي. أبدأ بتتبع أين يذهب وقتي. لمدة يومين أو ثلاثة أيام عمل، أقوم بتسجيل كل مهمة في ملاحظة بسيطة: - ما الذي عملت عليه؟ - كم من الوقت استغرق؟ - هل المهمة خلقت قيمة؟ - هل قمت بتكرار العمل الذي قام به شخص آخر بالفعل؟ - هل تأخرت المهمة بسبب نقص المعلومات؟ غالبًا ما يكشف هذا السجل الصغير عن نمط ما. قد يعتقد الفريق أن لديه مشكلة في التوظيف عندما تكون المشكلة الحقيقية هي إدخال البيانات بشكل متكرر. قد يعتقد المدير أن المشروع يحتاج إلى المزيد من الاجتماعات عندما يحتاج الفريق فقط إلى ملكية أكثر وضوحًا. ثم أقوم بتقسيم العمل إلى ثلاث مجموعات: 1. العمل الذي يحتاج إلى حكمي 2. العمل الذي يتبع عملية واضحة 3. العمل الذي يمكن إزالته أو تقليله أحتفظ بالمجموعة الأولى في جدول أعمالي الخاص. أقوم بإنشاء قوالب للمجموعة الثانية. أقوم باستجواب المجموعة الثالثة قبل أن يستغرق الأمر وقتًا أطول من أسبوعي. يقدم فريق دعم العملاء مثالاً مفيدًا. إذا بدأ كل رد من صفحة فارغة، فإن الوكلاء يقضون جزءًا من كل يوم في إعادة كتابة نفس التفسيرات. يمكن لمجموعة من قوالب الرد المعتمدة تقليل وقت الكتابة مع ترك مساحة للرد الشخصي. وينبغي أن يوجه القالب الرسالة، وليس أن يحل محل الرعاية الإنسانية. التعليمات الواضحة تحمي الوقت أيضًا. عندما أقوم بتعيين مهمة، أقوم بتضمين: - النتيجة التي أحتاجها - الشخص المسؤول - الموعد النهائي - ملفات المصدر - التنسيق المتوقع - الإجراء التالي بعد الانتهاء "الرجاء مراجعة هذا" يخلق أسئلة إضافية. "الرجاء التحقق من أوصاف المنتجات الثلاثة، ووضع علامة على المطالبات غير الواضحة، وإعادة المستند المحرر بحلول يوم الأربعاء" يمنح المهمة شكلاً قابلاً للاستخدام. أستخدم مكانًا واحدًا للعمل النشط كلما أمكن ذلك. يمكن للوحة أو مستند أو أداة مشروع مشتركة إظهار ما ينتظر، وما يتم التعامل معه، وما هو مكتمل. عندما تنتشر المعلومات عبر البريد الإلكتروني، والدردشة، والملاحظات الورقية، والملفات الخاصة، يقضي الأشخاص وقتًا في البحث بدلاً من إنتاجها. يعد نظام كانبان من تويوتا مثالاً معروفًا لإدارة العمل المرئي. تنتقل المهام عبر مراحل مرئية، مما يساعد الفرق على رؤية التأخير والحد من العمل غير المكتمل. فريق صغير لا يحتاج إلى نظام معقد لتطبيق الفكرة. يمكن أن تكون أربعة أعمدة كافية: - لم يبدأ - قيد التقدم - في انتظار - تم إنجاز العمود "قيد التقدم" يستحق عناية خاصة. عندما تبقى هناك الكثير من المهام، يتباطأ التقدم. أفضل إنهاء مهمة واحدة مفيدة قبل فتح عدة مهام جديدة. وهذا يقلل من التكلفة العقلية للتبديل بين المشاريع. الاجتماعات تحتاج إلى نفس المعاملة. قبل قبول اللقاء أسأل: - هل هذا الأمر يحتاج إلى نقاش حي؟ - هل يمكن للتحديث المكتوب حلها؟ - ما هو القرار الذي يجب اتخاذه؟ - من يحتاج للحضور؟ يمكن أن يحل التحديث المكتوب القصير محل الاجتماع عندما يتضمن الموضوع معلومات الحالة فقط. يصبح الاجتماع أكثر فائدة عندما يصل الأشخاص ومعهم الملفات والأسئلة ونقاط القرار المطلوبة. يمكن أن تساعد الأتمتة في العمل المتكرر، لكنني لا أقوم بأتمتة عملية معطلة. أقوم بتدوين الخطوات الحالية، وإزالة الإجراءات غير الضرورية، واختبار العملية بمهمة صغيرة. بعد ذلك أختار أداة مناسبة للعمل المتبقي. تتضمن الأمثلة المفيدة ما يلي: - إرسال استجابة نموذجية إلى قائمة مهام مشتركة - إنشاء تذكير عند اقتراب الموعد النهائي - نقل الملفات المعتمدة إلى مجلد المشروع - إنشاء تقرير أساسي من البيانات المخزنة - استخدام قالب نصي لأسئلة العملاء الروتينية، أتحقق من كل خطوة تلقائية قبل الاعتماد عليها. يمكن أن يؤدي إرسال بريد إلكتروني خاطئ إلى العميل إلى إنشاء عمل أكثر من العملية اليدوية التي حلت محلها. الجودة مهمة أيضًا. المزيد من المخرجات ليس له قيمة تذكر عندما يحتاج العمل إلى تصحيحات متكررة. أقوم بإنشاء قائمة مراجعة قصيرة للمهام التي تؤثر على العملاء أو المدفوعات أو المحتوى العام أو البيانات المهمة. قد تغطي مراجعة المحتوى الأساسية ما يلي: - صياغة واضحة - الأسماء والأرقام الصحيحة - تفاصيل دقيقة عن المنتج - روابط مفيدة - مطالبات مناسبة - تنسيق متسق تستغرق هذه المراجعة بضع دقائق. يمكن أن يمنع عملية التصحيح الطويلة لاحقًا. أنا أيضًا أحمي كتلًا من الوقت المركز. خلال تلك الفترة، أغلق إشعارات الرسائل وأعمل على نتيجة واحدة محددة. ليس من الضروري أن تستمر الكتلة طوال اليوم. حتى 30 إلى 60 دقيقة يمكن أن تساعد عندما تتطلب المهمة الكتابة أو التخطيط أو التحليل أو التصميم. تميل التغييرات الصغيرة إلى العمل بشكل أفضل من خطة إنتاجية كبيرة لا يتبعها أحد. قد أبدأ بلوحة مهام مشتركة واحدة، وقالب واحد، وكتلة تركيز محمية واحدة. وبعد أسبوع أتحقق مما تغير: - هل تحركت المهمة بشكل أسرع؟ - هل ظهرت أسئلة أقل؟ - هل ارتكب الفريق أخطاء أقل؟ - هل أمضيت وقتًا أقل في البحث؟ - هل تلقى العملاء ردودًا أكثر وضوحًا؟ إذا كانت الإجابة لا، أقوم بتعديل العملية بدلاً من إلقاء اللوم على الأشخاص الذين يستخدمونها. المزيد من الإنتاج بجهد أقل لا يعني التسرع في إنجاز المزيد من المهام. ويعني قضاء المزيد من الوقت في العمل الذي يحتاج إلى تفكير بشري ووقت أقل في الخطوات المتكررة والطلبات غير الواضحة والتأخير الذي يمكن تجنبه. عندما أقوم بتحسين سير العمل، فإنني أبحث عن ثلاثة أشياء: إزالة ما يضيف قيمة قليلة، وتبسيط ما يحدث في كثير من الأحيان، وحماية الاهتمام بالعمل المهم. وهذا النهج يعطي الإنتاجية معنى عملياً. فهو يساعد الأشخاص على إنتاج عمل أفضل دون اعتبار ساعات العمل الطويلة هي الحل الرئيسي. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد يو هويتشاو: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

المراجع توماس إتش دافنبورت وجيمس إي شورت 1990 الهندسة الصناعية الجديدة، تكنولوجيا المعلومات وإعادة تصميم العمليات التجارية مايكل هامر 1990 إعادة هندسة العمل لا تطمس ديفيد ألين 2001 إنجاز الأمور فن الإنتاجية الخالية من الإجهاد كال نيوبورت 2016 قواعد العمل العميق للنجاح المركّز في عالم مشتت جيفري كيه لايكر 2004 طريقة تويوتا 14 مبادئ إدارية من العالم أعظم مصنع مارلون دوماس مارسيلو لا روزا جان مندلينج وهاجو أ ريجرز 2018 أساسيات إدارة العمليات التجارية