تعزيز الإنتاج بنسبة 40% دون تعيين موظفين إضافيين

تريد العديد من الفرق إنتاجًا أعلى، إلا أن إضافة المزيد من الأشخاص ليس دائمًا هو الحل الأفضل. يجلب التوظيف تكاليف الرواتب، وأعمال التدريب، ومهام الإدارة الجديدة، وفترة تعديل أطول. لقد وجدت أن الناتج غالبًا ما ينخفض ​​لأسباب بسيطة: الأولويات غير الواضحة، والعمل اليدوي المتكرر، والموافقات البطيئة، وكثرة الاجتماعات. قد يعمل الفريق بجد طوال اليوم بينما يقضي جزءًا كبيرًا من ذلك الوقت في المهام التي لا تدفع المشاريع إلى الأمام. ويمكن استخدام زيادة بنسبة 40% كهدف تخطيطي، وليس كوعد. تعتمد النتيجة الفعلية على العمل وحجم الفريق والأدوات ونقطة البداية. ### 1. قياس مكان فقدان العمل أبدأ بمراجعة العمل الأساسية. أطلب من كل عضو في الفريق تسجيل المهام لمدة خمسة أيام عمل: - ما هي المهمة التي تم إنجازها؟ - كم من الوقت استغرق؟ - هل تكررت المهمة؟ - هل انتظر الشخص المعلومة أو الموافقة؟ - هل أدت المهمة إلى نتائج مفيدة؟ غالبًا ما تكشف هذه العملية عن تأخيرات مخفية. قد يقضي فريق التسويق ثلاث ساعات كل أسبوع في البحث عن ملفات العلامة التجارية. قد يقوم فريق المبيعات بنسخ نفس بيانات العميل إلى عدة أنظمة. قد يجيب فريق الدعم على نفس الأسئلة الخمسة بصيغة مختلفة. الهدف ليس مراقبة الناس الهدف هو العثور على عمل يمكن تبسيطه. ### 2. حدد ثلاث أولويات واضحة يمكن لقائمة المهام الطويلة أن تجعل الفريق يشعر بالانشغال دون تحقيق تقدم ثابت. أفضّل تحديد ثلاث أولويات مشتركة لكل فترة عمل. على سبيل المثال: 1. قم بإعداد محتوى صفحة المنتج. 2. الرد على طلبات العملاء المؤهلين. 3. إصلاح خطأ التقارير الذي يؤثر على القرارات الأسبوعية. يمكن أن تظل المهام الأخرى مرئية، لكن لا ينبغي أن تتنافس مع العمل الرئيسي. وهذا يمنح الفريق طريقة أوضح لاختيار ما يجب فعله عند وصول طلبات جديدة. أقوم أيضًا بتحديد معنى "تم". "تحسين التقرير" غامض. إن "إضافة المقاييس الأربعة المتفق عليها وإزالة الصفوف المكررة" يمنح الفريق هدفًا قابلاً للاستخدام. ### 3. إزالة الخطوات اليدوية المتكررة لا يمثل العمل اليدوي مشكلة دائمًا. غالبًا ما يكون العمل اليدوي المتكرر مع القليل من الحكم. أبحث عن مهام مثل: - نقل البيانات بين جداول البيانات - إرسال نفس رسالة الحالة - إعادة تسمية الملفات وفرزها - إنشاء تقارير روتينية - نسخ تفاصيل المنتج إلى عدة صفحات - التحقق من نفس المعلومات في أنظمة متعددة يمكن التعامل مع بعض هذه المهام باستخدام القوالب أو صيغ جداول البيانات أو عمليات الأتمتة البسيطة أو النماذج المشتركة. لا يزال يتعين على الشخص مراجعة المعلومات المهمة قبل أن تصل إلى العميل أو شريك العمل. على سبيل المثال، استخدم بائع تجزئة صغير عبر الإنترنت نموذجًا لجمع تفاصيل المنتج من فريقه. أرسل النموذج المعلومات إلى ورقة مشتركة وقام بإنشاء مسودة سجل المحتوى. لا يزال الفريق يتحقق من التفاصيل، لكنه لم يعد يبدأ كل إدخال منتج من مستند فارغ. ### 4. تقليل التأخير في الموافقة يمكن أن يتوقف العمل عندما يحتاج كل قرار صغير إلى عدة موافقات. وهذا يخلق وقت انتظار ويجذب المديرين إلى المهام التي لا تحتاج إلى اهتمامهم. أقترح إنشاء قواعد قرار بسيطة: - ما هي القرارات التي يمكن للموظف اتخاذها بمفرده؟ - ما هي القرارات التي تحتاج إلى قيادة الفريق؟ - ما هي القرارات التي تحتاج إلى موافقة عليا؟ - ما هي المعلومات التي يجب تضمينها مع الطلب؟ قد يتمكن كاتب المحتوى من تعديل وصف الصفحة دون موافقة عندما يظل التغيير ضمن دليل العلامة التجارية المتفق عليه. قد يتطلب تغيير السعر من المدير مراجعة الأرقام. تساعد القواعد الواضحة الأشخاص على التصرف بشكل أقل. كما أنها تمنح المديرين المزيد من الوقت للتخطيط والتدريب. ### 5. تحسين الاجتماعات يمكن للاجتماعات أن تدعم التقدم، ولكنها يمكنها أيضًا أن تعرقل العمل العميق. أراجع كل اجتماع متكرر وأسأل: - هل هذا الاجتماع يصنع القرار؟ - هل يمكن مشاركة التحديث كتابيا؟ - هل يجب على كل حاضر أن يكون حاضرا؟ - هل هناك مالك واضح لكل إجراء؟ قد يعمل اجتماع المشروع الأسبوعي بشكل جيد مع خمسة أشخاص وجدول أعمال قصير. قد يصبح الأمر مضيعة للوقت عندما يحضر اثني عشر شخصًا دون سبب واضح. أستخدم التحديثات المكتوبة للتقدم الروتيني. أحتفظ باجتماعات حية لاتخاذ القرارات والمخاطر والقضايا التي تحتاج إلى مناقشة. ### 6. حماية العمل المركّز يحتاج العديد من الأشخاص إلى وقت هادئ لإنجاز المهام التي تتطلب التفكير. يمكن للرسائل والتنبيهات المتكررة كسر هذا التركيز. يمكن للفريق اختبار عادات بسيطة: - تعيين كتلتين للتحقق من الرسائل - وضع علامة على العمل المركّز في التقويم المشترك - تجميع المهام المتشابهة معًا - الاحتفاظ بالطلبات العاجلة في قناة واحدة متفق عليها - تجنب إرسال رسائل ذات أولوية منخفضة أثناء العمل في المشروع. لا تتطلب هذه العادات موظفين جدد أو برامج معقدة. أنها تتطلب توقعات مشتركة. ### 7. تتبع المخرجات المفيدة لا ينبغي أن يعني الإخراج المزيد من النشاط. إن إرسال المزيد من رسائل البريد الإلكتروني أو حضور المزيد من الاجتماعات لا يؤدي دائمًا إلى نتائج أعمال أفضل. أتتبع التدابير التي تناسب العمل: - طلبات العملاء المكتملة - أجزاء المحتوى المعتمدة - حالات الدعم التي تم حلها - محادثات المبيعات المؤهلة - المنتجات المضافة بشكل صحيح - تسليم المشاريع في التاريخ المتفق عليه - أقارن النتائج بمقاييس الجودة. إذا ارتفع الإنتاج بينما ارتفعت الأخطاء وشكاوى العملاء أيضًا، فإن العملية تحتاج إلى مراجعة. قد يقوم فريق البرمجيات بزيادة المهام المكتملة ولكنه يخلق المزيد من العيوب. قد يجيب فريق الدعم على المزيد من التذاكر ولكنه يترك للعملاء مشكلات لم يتم حلها. يجب أن يأخذ التحسن الصحي في الاعتبار السرعة والجودة. ### مثال عملي أراد فريق خدمة مكون من خمسة أشخاص التعامل مع المزيد من طلبات العملاء دون إضافة موظف آخر. وأظهرت المراجعة أن الموظفين أمضوا معظم الأسبوع في البحث عن معلومات الحساب، وكتابة ردود متكررة، وانتظار الموافقة على الحالات الروتينية. أنشأ الفريق قوالب الرد، ووضع بيانات الحساب الرئيسية في عرض مشترك واحد، وقام بتعيين قواعد الموافقة للطلبات الشائعة. كما استبدل اجتماعًا طويلًا بتحديث مكتوب قصير ومناقشة مركزة. وبعد ثمانية أسابيع، تعامل الفريق مع طلبات إضافية بنسبة 30% تقريبًا مع الحفاظ على فحوصات الجودة عند مستوى مماثل. ولم تأت النتيجة من العمل لساعات أطول. لقد جاء من إزالة الخطوات المتكررة وتقليل الانتظار. قد يكون التحسن بنسبة 40% ممكنًا بالنسبة لبعض الفرق، ولكن يجب اختباره من خلال تغييرات عملية صغيرة بدلاً من تقديمه كنتيجة مضمونة. ابدأ بسير عمل واحد، وقم بقياس خط الأساس، وإجراء تغيير واحد، ومراجعة النتيجة. عندما تنجح العملية، قم بتطبيق نفس الطريقة على جزء آخر من العمل. أقوى خطة نمو ليست دائمًا فريقًا أكبر. في بعض الأحيان، يكون سير العمل أكثر وضوحًا مما يسمح للفريق الحالي بقضاء المزيد من الوقت في العمل الذي يحتاج إلى حكم بشري.

يعمل العديد من أصحاب الأعمال لساعات طويلة ولكنهم ما زالوا يشعرون بأنهم عالقون. المهام تملأ اليوم، وتصل طلبات العملاء من كل قناة، وتبقى خطط النمو غير مكتملة. لقد رأيت هذا النمط في فرق الخدمة الصغيرة، والمتاجر عبر الإنترنت، والشركات المحلية: المشكلة في كثير من الأحيان لا تكمن في نقص الجهد. إنه عدم التركيز. إن العمل بشكل أكثر ذكاءً يعني اختيار مهام أفضل، وبناء عمليات قابلة للتكرار، واستخدام البيانات لتوجيه القرارات. تصبح إدارة النمو أسهل عندما يدعم العمل اليومي هدفًا تجاريًا واضحًا. 1. اختر هدفًا واحدًا واضحًا للنمو يمكن للشركة تتبع العديد من الأرقام، لكن لا يمكن للفريق أن يمنحها جميعًا نفس القدر من الاهتمام. أبدأ بهدف واحد لفترة محددة، مثل: - زيادة الاستفسارات المؤهلة - تقليل وقت استجابة العميل - تحسين عمليات الشراء المتكررة - رفع قيمة كل طلب - نشر محتوى مفيد لموضوع بحث محدد. الهدف الواضح يساعدني في تحديد ما يستحق الاهتمام وما يمكن الانتظار. إذا كان الهدف هو زيادة الاستفسارات المؤهلة، فإن إعادة تصميم مستند داخلي غير ذي صلة قد لا يكون أفضل استخدام لوقت الفريق. يجب أن يكون الهدف قابلاً للقياس ومرتبطًا باحتياجات العملاء. "الحصول على المزيد من حركة المرور" واسع النطاق. "تلقي 30 استفسارًا مؤهلاً من عمليات البحث المتعلقة بالخدمة كل شهر" يعطي الفريق اتجاهًا أكثر وضوحًا. 2. افصل العمل المهم عن العمل المزدحم غالبًا ما يبدو العمل المزدحم منتجًا لأنه يبقي الناس مشغولين. وقد تتضمن تقارير يدوية متكررة، أو اجتماعات طويلة، أو موافقات غير واضحة، أو محتوى تم إنشاؤه بدون جمهور محدد. أراجع المهام الأسبوعية بثلاثة أسئلة: - هل هذه المهمة تساعد العملاء؟ - هل يدعم هدف النمو الحالي؟ - هل يمكن لأداة أو قالب أو عملية التعامل مع جزء منها؟ تحتاج المهام التي لا تدعم العملاء أو أهداف العمل إلى مراجعة أكثر دقة. يمكن إزالة بعض. يمكن تعيين البعض لشخص أفضل. يحتاج البعض إلى قائمة مرجعية بسيطة. يمكن لهذه المراجعة توفير الوقت دون أن تطلب من الفريق العمل لساعات أطول. 3. بناء نظام عمل بسيط النظام العملي لا يحتاج إلى أدوات كثيرة. إنها تحتاج إلى ملكية واضحة. لكل مهمة، أحدد: - الشخص المسؤول - النتيجة المتوقعة - تاريخ الاستحقاق - الإجراء التالي - نقطة المراجعة قد يستخدم فريق المحتوى، على سبيل المثال، هذا التدفق: 1. جمع أسئلة العملاء 2. تجميع الأسئلة المتشابهة حسب الموضوع 3. التحقق من طلب البحث والصفحات المنافسة 4. إنشاء مخطط تفصيلي مفيد 5. الكتابة لقارئ واضح 6. مراجعة الحقائق والروابط والصياغة 7. نشر النتائج وتتبعها 8. تحديث الصفحة عندما تتغير احتياجات العميل يقلل هذا الهيكل من المناقشات المتكررة. كما يوضح أيضًا المكان الذي يتباطأ فيه العمل. يقدم نظام إنتاج تويوتا درسًا مفيدًا هنا. تستخدم الفرق خطوات عمل واضحة ومعايير واضحة وفحوصات تساعد في تحديد المشكلات مبكرًا. لا تحتاج الشركات الصغيرة إلى نسخ النظام بالكامل. ويمكنه استخدام لوحة مهام بسيطة وقائمة مرجعية قصيرة لتسهيل رؤية التأخيرات. 4. استخدم الأتمتة بعناية يمكن للأتمتة أن تقلل من العمل المتكرر، ولكن لا ينبغي أن تؤدي إلى إزالة المراجعة البشرية. تشمل المجالات المفيدة ما يلي: - إرسال تذكيرات بالمواعيد - فرز استفسارات العملاء - إنشاء مسودات التقارير - نقل المهام بين مراحل سير العمل - التحقق من الروابط المعطلة - تتبع عمليات إرسال النماذج - إعداد ملخصات المحتوى من الأسئلة الشائعة أحتفظ بشخص مسؤول عن القرارات التي تؤثر على العملاء وثقة العلامة التجارية والتسعير والمطالبات. يمكن للأداة إعداد مسودة. يجب على أحد أعضاء الفريق التحقق مما إذا كانت المسودة دقيقة ومفيدة. على سبيل المثال، قد يرسل البريد الإلكتروني الآلي تفاصيل المنتج الخاطئة إذا كانت قاعدة البيانات قديمة. يمكن للمراجعة البشرية القصيرة أن تمنع الارتباك وطلبات الدعم الإضافية. 5. اجعل الاجتماعات أقصر وأكثر وضوحًا: غالبًا ما تكبر الاجتماعات عندما لا يعرف أحد القرار المطلوب. قبل الاجتماع، أطلب من كل مشارك الاستعداد: - القضية الحالية - البيانات ذات الصلة - القرار المطلوب - الشخص الذي سيتخذ الإجراء التالي. يمكن أن يكون الاجتماع لمدة 20 دقيقة مع قرار واحد واضح أكثر فائدة من ساعة من المناقشة المفتوحة. يمكن للأشخاص الذين يحتاجون فقط إلى التحديث النهائي الحصول على ملاحظة مكتوبة قصيرة. يمنح هذا النهج الفريق مزيدًا من الوقت المتواصل لعمل العملاء وتحسين المنتج وإنشاء المحتوى. 6. أنشئ محتوى يدور حول مشكلات العملاء الحقيقية. إن حركة البحث وحدها لا تؤدي إلى النمو. تحتاج الصفحة إلى إجابة السؤال الكامن وراء البحث. أقوم بجمع الأفكار من: - رسائل دعم العملاء - مكالمات المبيعات - مراجعات المنتجات - اقتراحات البحث - عمليات البحث الداخلية في الموقع - الأسئلة التي يطرحها العملاء الجدد تحتوي الصفحة المفيدة عادةً على إجابة مباشرة وخطوات واضحة وأمثلة ذات صلة وحدود صادقة. ولا ينبغي تكرار نفس الكلمة الأساسية في كل فقرة. بالنسبة لخدمة مسك الدفاتر، قد تشرح مقالة مفيدة كيفية إعداد السجلات الشهرية، وما هي المستندات المطلوبة غالبًا، ومتى قد تكون المساعدة المهنية مفيدة. فالصفحة الغامضة المليئة بالوعود العريضة قد تجتذب الزيارات ولكنها تفشل في بناء الثقة. يمكن تحسين مستوى الرؤية في بحث Google عندما يلبي المحتوى حاجة القارئ، ويستخدم بنية واضحة، ويتم تحميله بشكل جيد، ويتصل بشكل طبيعي بالصفحات ذات الصلة. أركز على الفائدة قبل وضع الكلمات الرئيسية. 7. تتبع مجموعة صغيرة من الأرقام المفيدة يمكن لعدد كبير جدًا من التقارير إخفاء المعلومات المهمة. أقوم عادة بمراقبة: - الاستفسارات المؤهلة - معدل التحويل - وقت استجابة العميل - معدل الشراء المتكرر - التكلفة لكل عميل مكتسب - الإيرادات من الصفحات الرئيسية - إنجاز العمل في الموعد المحدد تعتمد الأرقام الصحيحة على العمل. قد تهتم شركة الإصلاح المحلية بالمكالمات والزيارات المحجوزة. قد يركز المتجر عبر الإنترنت على التفاعل مع صفحة المنتج والطلبات المكتملة وعمليات الشراء المتكررة. أقوم بمقارنة النتائج مع مرور الوقت بدلاً من الرد على يوم واحد غير عادي. قد تظل الصفحة ذات الزيارات الأقل ذات قيمة إذا كانت تجلب استفسارات أفضل. قد تؤدي قناة المبيعات المزدحمة إلى إنشاء أعمال دعم إضافية إذا تلقى العملاء معلومات غير واضحة قبل الشراء. 8. حماية الوقت للعمل ذي القيمة العالية: أخصص فترات من الوقت للعمل الذي يحتاج إلى التركيز. خلال هذه الفترات، تظل الإشعارات متوقفة وتنتقل الطلبات الروتينية إلى قائمة انتظار مشتركة. يمكن أن يشمل ذلك: - كتابة محتوى تعليمي للعملاء - تحسين منتج أو خدمة - مراجعة تعليقات العملاء - تدريب أعضاء الفريق - التخطيط للحملة التالية - إصلاح عملية تسبب أخطاء متكررة نادرًا ما يأتي النمو من إجراء واحد كبير. غالبًا ما يأتي ذلك من العديد من التحسينات الصغيرة التي تزيل الجهد الضائع وتجعل تجربة العميل أسهل. 9. قم بمراجعة النظام كل أسبوع تساعدني المراجعة الأسبوعية القصيرة في طرح الأسئلة التالية: - ما الذي أدى إلى النتائج المفيدة؟ - أين تباطأ العمل؟ - ما هي المهمة التي تكررت دون حاجة؟ - ما الذي طلبه العملاء أكثر من مرة؟ - ما الذي يجب إيقافه أو تغييره أو توثيقه؟ أسجل الإجابة بلغة واضحة. لا يحتاج الفريق إلى تقرير طويل ليتحسن. إنها تحتاج إلى ملاحظات صادقة وخطوة تالية واضحة. إن العمل بشكل أكثر ذكاءً لا يعني الإسراع في إنجاز المزيد من المهام. يتعلق الأمر بإيلاء العمل المناسب الاهتمام الكافي، وتقليل الجهد الذي يمكن تجنبه، وبناء العمليات التي تدعم العملاء. عندما ترتبط الإجراءات اليومية بهدف قابل للقياس، يمكن للفريق اتخاذ خيارات أفضل. وعندما تتم مراجعة هذه الاختيارات بانتظام، تصبح إدارة النمو أسهل وأقل اعتمادا على الجهد المبذول في اللحظة الأخيرة.

لا تحتاج العديد من الفرق إلى المزيد من الأشخاص لإنتاج عمل أفضل. إنهم بحاجة إلى عدد أقل من المهام المتكررة، وملكية أكثر وضوحًا، وطريقة أبسط لتتبع ما يهم. عندما ينتشر العمل عبر الدردشات وجداول البيانات وسلاسل رسائل البريد الإلكتروني والأدوات المنفصلة، ​​فحتى الفريق القادر يمكن أن يضيع الوقت قبل أن يبدأ العمل الحقيقي. لقد رأيت هذا النمط في المبيعات ودعم العملاء والتسويق والعمليات. يبقى الناس مشغولين، لكن المهام الرئيسية تتحرك ببطء. تتكرر الأسئلة. الموافقات تنتظر في الرسائل الخاصة. تستغرق التقارير ساعات للتحضير. يتعب الفريق بينما تظل النتائج ثابتة. يمكن أن تأتي المزيد من النتائج من نفس الفريق عندما يكون متابعة العمل أسهل. نقطة البداية المفيدة هي رسم خريطة لسير العمل اليومي. قم بتدوين ما يحدث من لحظة وصول الطلب إلى لحظة اكتماله. حدد الخطوات التي تسبب التأخير: - إدخال البيانات المتكرر - ملكية المهمة غير الواضحة - سلاسل الموافقة الطويلة - التقارير اليدوية - معلومات العميل المفقودة - العمل الذي يتم تصحيحه أو تكراره غالبًا يمكن أن توضح هذه المراجعة البسيطة أين يمضي الوقت. قد يعتقد الفريق أن لديه مشكلة في التوظيف عندما تكون المشكلة الحقيقية هي عملية تطلب من ثلاثة أشخاص التحقق من نفس التفاصيل. الملكية الواضحة تغير أيضًا وتيرة العمل. يجب أن يكون لكل مهمة شخص واحد مسؤول عن المضي قدمًا بها. يمكن لأعضاء الفريق الآخرين مراجعة العمل أو دعمه أو الموافقة عليه، ولكن لا ينبغي أن تقع المسؤولية على عاتق المجموعة. عندما يمتلك كل شخص مهمة، لا أحد يعرف من يجب أن يتصرف بعد ذلك. أفضل تسميات المهام البسيطة مثل: - للمراجعة - قيد التقدم - في انتظار المعلومات - جاهز للموافقة - مكتمل لا يلزم أن تكون التسميات معقدة. يجب أن يقصدوا نفس الشيء للجميع. تساعد العملية المشتركة الفريق على اتخاذ القرارات دون انتظار إجابة المدير على كل سؤال صغير. قم بإنشاء إرشادات قصيرة للمواقف الشائعة. اشرح ما هي المعلومات المطلوبة، ومن يمكنه الموافقة على العمل، وما الذي يجب أن يحدث عندما يقع الطلب خارج نطاق العملية العادية. وهذا يمنح الأشخاص مساحة للتصرف مع الحفاظ على اتساق العمل. يمكن أن تساعد الأتمتة في تنفيذ الخطوات الروتينية، ولكن يجب أن تدعم الفريق بدلاً من التحكم فيه. يمكن للنموذج جمع نفس تفاصيل العميل في كل مرة. يمكن للنظام إرسال تذكير عندما تكون المهمة منتظرة لفترة طويلة. يمكن للتقرير سحب البيانات من مكان واحد بدلاً من مطالبة شخص ما بنسخ الأرقام إلى جدول بيانات كل أسبوع. قد تبدو هذه التغييرات صغيرة. يمكنهم إعادة ساعات إلى الفريق على مدار شهر. أحد الأمثلة المألوفة يأتي من نظام الإنتاج في تويوتا. يمكن للعمال رفع إشارة عندما يرون مشكلة في الجودة بدلاً من السماح للمشكلة بالمرور عبر الخط. القيمة ليست فقط الإشارة نفسها. تمنح هذه العملية الأشخاص طريقة واضحة للتصرف، وتجعل المشكلة مرئية، وتساعد الفريق على إصلاح السبب بدلاً من تكرار نفس الخطأ. نفس الفكرة تعمل في المكتب. يمكن لفريق الدعم الإبلاغ عن مشكلة شائعة لدى العملاء. يمكن لفريق المبيعات تسجيل سبب توقف الصفقات. يمكن لفريق التسويق تحديد الأماكن التي تتباطأ فيها الموافقات على المحتوى. وبمجرد ظهور هذه الأنماط، يمكن للفريق تحسين العملية بالأدلة بدلاً من الاعتماد على التخمينات. الاجتماعات تحتاج إلى نفس الرعاية. يجب أن يكون للاجتماع سبب واضح لوجوده. إذا كان الغرض هو مشاركة المعلومات، فقد يعمل التحديث المكتوب بشكل أفضل. إذا كان الغرض هو اتخاذ قرار، فأرسل التفاصيل المطلوبة قبل الاجتماع وسجل القرار بعد ذلك. أجد المراجعات الأسبوعية القصيرة مفيدة عندما تركز على ثلاثة أسئلة: - ما الذي ساعد العمل على المضي قدمًا؟ - أين انتظر العمل؟ - ما الذي يمكننا تغييره قبل المراجعة التالية؟ الهدف ليس الحكم على الأفراد. إنه لإزالة الاحتكاك من سير العمل. على سبيل المثال، قد يكتشف فريق دعم العملاء المكون من خمسة أشخاص أن العديد من التذاكر قد تأخرت بسبب إرسال الأسئلة المتعلقة بالمنتج إلى أشخاص مختلفين عبر الرسائل الخاصة. يمكن للفريق إنشاء قائمة انتظار أسئلة مشتركة واحدة، وتعيين مالك لكل سؤال، وإنشاء إجابات للمشكلات التي تظهر كثيرًا. الفريق لم ينمو. أصبح مسار الاستجابة أسهل في المتابعة. يجب أن تظل التدابير قريبة من العمل. تتبع بعض الأرقام المفيدة، مثل وقت الاستجابة، أو الطلبات المكتملة، أو إعادة العمل، أو متابعة العملاء، أو وقت انتظار الموافقة. تجنب جمع البيانات التي لا يستخدمها أحد. لا يوفر التقرير الطويل دائمًا رؤية أفضل. يساعد الإجراء الجيد الفريق على طرح سؤال أفضل. إذا تحسن وقت الاستجابة ولكن زادت متابعة العملاء، فقد يجيب الفريق بسرعة دون حل المشكلة بالكامل. فإذا ارتفع الإنتاج بينما زادت التصحيحات، فقد تؤدي العملية إلى زيادة السرعة على حساب الجودة. يحتاج الأشخاص أيضًا إلى مساحة لمشاركة ما يرونه. غالبًا ما يعرف الموظفون الذين يتعاملون مع العمل اليومي أين تبدأ التأخيرات. اسألهم عما يريدون إزالته أو تبسيطه أو شرحه بشكل أكثر وضوحًا. استمع إلى الإجابة قبل اختيار أداة جديدة. المزيد من البرامج لا يمكنها إصلاح عملية لا يفهمها أحد. عندما أنظر إلى أداء الفريق، لا أبدأ بالسؤال: "كيف يمكننا أن نجعل الناس يعملون بشكل أسرع؟" وأنا أسأل: "ما الذي يجعل العمل الجيد أصعب مما ينبغي؟" يؤدي هذا السؤال إلى تغييرات أفضل: - مالك واحد واضح لكل مهمة - خطوات موافقة أقل - معلومات مشتركة - قوالب قابلة للتكرار - تسميات حالة بسيطة - مراجعات قصيرة مبنية على الأدلة - أدوات تقلل من العمل الروتيني يبقى الفريق كما هو. تتحسن الطريقة التي يتحرك بها العمل من خلال الفريق. المزيد من النتائج لا تتطلب دائمًا فريقًا أكبر. غالبًا ما يبدأون بعملية أكثر وضوحًا ورؤية أفضل وثقة كافية للأشخاص لحل المشكلات الصغيرة قبل أن تصبح مشاكل كبيرة.

عندما يشعر الفريق بأنه مشغول طوال اليوم ولكن العمل الرئيسي يستمر في التحرك ببطء، فقد لا تكون المشكلة في الجهد المبذول. قد تكون هذه هي الطريقة التي يتم بها تخطيط العمل ومشاركته ومراجعته. لقد رأيت فرقًا تقضي ساعات في الاجتماعات، وتجيب على الرسائل عبر العديد من التطبيقات، وتتنقل بين المهام دون ترتيب واضح. قد يكون كل شخص يعمل بجد، إلا أن المجموعة لا تزال تفوت المواعيد النهائية. غالبًا ما يخلق هذا النمط ضغوطًا لأنه لا يمكن لأحد معرفة المهمة الأكثر أهمية أو من المسؤول عن الخطوة التالية. الفريق الأكثر إنتاجية لا يحتاج إلى ضغط مستمر. يحتاج إلى نظام عمل بسيط يساعد الناس على التركيز. ## ابدأ بعرض مشترك للعمل، أبدأ بوضع مهام الفريق في مكان واحد مرئي. يمكن أن يكون ذلك عبارة عن لوحة مشروع أو مستند مشترك أو أداة لإدارة المهام. الأداة أقل أهمية من العادة. يجب أن تظهر كل مهمة: - الشخص المسؤول - النتيجة المتوقعة - تاريخ الاستحقاق - الحالة الحالية - أي عنصر محظور - الإجراء التالي مهمة مثل "تحضير الحملة" واسعة جدًا. يمكن أن تكون النسخة الأكثر وضوحًا هي "صياغة ثلاثة مفاهيم إعلانية لصفحة الخدمة الربيعية". المهمة الثانية تمنح الفريق نتيجة واضحة وتسهل التحقق من التقدم. عندما تظل المهام داخل الملاحظات الخاصة وسلاسل رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الدردشة، يقضي الأشخاص وقتًا في البحث عن المعلومات. طريقة العرض المشتركة تقلل من هذا العمل الإضافي. ## حدد عددًا صغيرًا من الأولويات اليومية. يمكن لقائمة المهام الطويلة أن تخلق شعورًا بالتقدم دون مساعدة الفريق على الاختيار. أفضل إعطاء كل شخص واحدة إلى ثلاث أولويات ذات معنى لهذا اليوم. يمكن للفريق أن يسأل: 1. ما هي المهمة التي تدعم هدف المشروع الحالي؟ 2. ما هي المهمة التي تمنع شخصًا آخر؟ 3. ما هي المهمة التي لها نتيجة واضحة في نهاية اليوم؟ هذا النهج لا يعني اختفاء أعمال أخرى. إنه يمنح الأشخاص أمرًا مفيدًا عند وصول عدة طلبات مرة واحدة. على سبيل المثال، قد يكون لدى فريق المحتوى عشر مهام مفتوحة. إذا تمت جدولة صفحة المنتج للمراجعة، فقد تحظى مسودة الصفحة واختيار الصورة والتحقق من الحقائق بالاهتمام قبل المنشورات الاجتماعية ذات الأولوية المنخفضة. الأمر يحمي المشروع من الجهد المبعثر. ## قلل وقت الاجتماع بقرارات واضحة تصبح الاجتماعات متعبة عندما يحضرها الأشخاص دون معرفة الهدف. أستخدم جدول أعمال قصيرًا يوضح القرار المطلوب، والأشخاص المطلوبين، والمعلومات التي يجب مراجعتها قبل المكالمة. يمكن أن تتضمن مذكرة الاجتماع المفيدة ما يلي: - الموضوع - القرار المطلوب - المالك - الموعد النهائي - الأسئلة التي تحتاج إلى مناقشة إذا كان الموضوع لا يحتاج إلى مناقشة، فيمكن التعامل معه غالبًا من خلال تحديث مكتوب قصير. وهذا يمنح أعضاء الفريق المزيد من الوقت للعمل المركز. قد يستغرق اجتماع المشروع الأسبوعي 30 دقيقة. يشارك كل شخص التقدم والكتلة الحالية والإجراء التالي. تبقى المحادثة قريبة من العمل بدلاً من أن تتحول إلى تقرير طويل عن كل نشاط. ## خصص وقتًا هادئًا للعمل المركّز. تجعل الإشعارات المتكررة المهام البسيطة تستغرق وقتًا أطول. لقد وجدت أن الفرق تعمل بشكل أفضل عندما تتفق على فترات هادئة خلال اليوم. خلال هذا الوقت، يمكن لأعضاء الفريق إيقاف الرسائل غير العاجلة مؤقتًا والتركيز على المهام التي تتطلب الاهتمام، مثل الكتابة أو التصميم أو التحليل أو التخطيط. يمكن للفريق إبقاء قناة واحدة مفتوحة للقضايا العاجلة، مع تعريف واضح لما تعنيه كلمة "عاجل". ليس من الضروري أن تستمر فترة الهدوء طوال اليوم. حتى أن التوقف لمدة ساعتين يمكن أن يساعد شخصًا ما على إنهاء العمل الذي قد يتم مقاطعته بسبب العديد من الطلبات الصغيرة. ## جعل الملكية مرئية تنخفض الإنتاجية عندما يكون للمهمة عدة مساعدين ولكن لا يوجد مالك واضح. قد يفترض الناس أن شخصًا آخر سيتخذ القرار أو يتحقق من النتيجة. أقوم بتعيين مالك واحد لكل مهمة. يمكن لأشخاص آخرين مراجعة العمل أو تقديم المعلومات أو الموافقة عليه، ولكن يبقى شخص واحد مسؤولاً عن المضي قدمًا به. مذكرة مسؤولية بسيطة يمكن أن تمنع الارتباك: - المالك: يقوم بإنشاء المسودة وتحديثها - المراجع: يتحقق من الحقائق والنبرة - الموافق: يعطي القرار النهائي للمشروع كما أن هذا الهيكل يجعل الدعم أسهل. إذا تم حظر مهمة ما، يعرف الفريق من يمكنه شرح ما هو مطلوب. ## مراجعة النظام، وليس الأشخاص فقط عندما يتباطأ العمل، أتجنب السؤال: "من ارتكب الخطأ؟" قبل التحقق من العملية. يمكن للفريق مراجعة: - المهام التي ظلت مفتوحة لفترة طويلة جدًا - الأسئلة المتكررة - الاجتماعات التي لم تسفر عن أي قرار - خطوات الموافقة التي تسببت في تأخيرات - الأدوات التي تقسم المعلومات عبر العديد من الأماكن اكتشف فريق برمجيات صغير عملت معه أن المطورين كانوا ينتظرون تفاصيل المنتج المخفية في رسائل الدردشة. قام الفريق بنقل هذه التفاصيل إلى لوحة المشروع وأضاف قائمة مرجعية قصيرة للموافقة. التغيير لا يتطلب ساعات أطول. لقد قلل من الأسئلة المتكررة وجعل عمليات التسليم أسهل. ## اجعل النظام سهل الاستخدام يساعد نظام الإنتاجية فقط عندما يتمكن الأشخاص من متابعته دون ضغوط إضافية. قد يؤدي وجود عدد كبير جدًا من التصنيفات والقواعد والتقارير إلى إنشاء شكل آخر من أشكال الانشغال. أقترح البدء بلوحة مهام واحدة، وإيقاع اجتماع واحد، وقائمة أولويات يومية قصيرة. بعد أن يستخدم الفريق النظام لبضعة أسابيع، يمكن للأعضاء تعديل ما لا يناسبهم. إن الإنتاجية الأفضل لا تتعلق بملء كل دقيقة. يتعلق الأمر بمساعدة الأشخاص على فهم ما يهم، وما يملكونه، وما الذي يحتاج إلى الاهتمام بعد ذلك. عندما يشارك الفريق وجهة النظر هذه، يصبح تنسيق العمل أسهل، وتصبح رؤية التقدم أسهل، ويكون للجهود المركزة مساحة أكبر للنمو.

تصل العديد من الفرق إلى نقطة ينمو فيها الطلب بشكل أسرع مما يستطيع موظفوها التعامل معه. يصل المزيد من الطلبات، ويظهر المزيد من طلبات الدعم، ويستمر تقويم المحتوى في التوسع. يمكن أن يساعد التوظيف، ولكنه يجلب أيضًا تكاليف الرواتب ووقت التدريب وأعمال الإدارة الإضافية. أفضل أن أنظر إلى المشكلة من زاوية أخرى: قبل إضافة الأشخاص، قم بتحسين الطريقة التي يتحرك بها العمل من خلال الفريق. يمكن لفريق صغير في كثير من الأحيان إنتاج المزيد عندما يزيل المهام المتكررة، ويضع أولويات واضحة، ويمنح كل شخص عملية موثوقة. 1. ابحث عن العمل الذي يتكرر أبدأ بمراجعة أسبوع العمل العادي. أبحث عن مهام مثل: - نسخ المعلومات بين الأدوات - الإجابة على نفس أسئلة العملاء - إنشاء تقارير مماثلة - تنسيق صفحات المنتج - التحقق من تفاصيل الطلب - إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة الروتينية - إعادة بناء نفس المحتوى من الصفر قد تبدو هذه المهام صغيرة. معًا، يمكن أن يستغرق الأمر عدة ساعات. على سبيل المثال، قد يقضي متجر عبر الإنترنت مكون من ثلاثة أشخاص جزءًا من كل يوم في الإجابة على أسئلة حول أوقات التسليم وخيارات الدفع وخطوات الإرجاع. يمكن لصفحة المساعدة الواضحة ونماذج الرد المحفوظة ونموذج الدعم البسيط أن تقلل من الكتابة المتكررة دون إزالة الجانب الإنساني من خدمة العملاء. الهدف ليس جعل كل مهمة تلقائية. الهدف هو حماية وقت الموظفين للعمل الذي يحتاج إلى الحكم. 2. إنشاء قوالب حول الاحتياجات المشتركة توفر القوالب للفريق نقطة بداية. كما أنها تقلل من خطر فقدان التفاصيل الأساسية. يمكن أن يغطي القالب المفيد ما يلي: - رسائل البريد الإلكتروني للعملاء - أوصاف المنتج - الخطوط العريضة لمقالة المدونة - تقارير المبيعات - ملخصات المشروع - منشورات وسائل التواصل الاجتماعي - ملاحظات التسليم الداخلية أتجنب جعل القوالب جامدة للغاية. يجب أن يرشد القالب الجيد الكاتب مع ترك المجال لموقف العميل. بالنسبة لصفحة المنتج، قد يتضمن الهيكل البسيط ما يلي: 1. ما يفعله المنتج 2. من قد يجده مفيدًا 3. الميزات الرئيسية 4. المواد أو التفاصيل الفنية 5. تعليمات الإعداد أو الرعاية 6. معلومات التسليم والإرجاع تساعد هذه البنية الفريق على إنشاء الصفحات بوتيرة ثابتة. كما أنه يخلق تجربة أكثر اتساقًا للزوار. 3. استخدم الأدوات للحركة، وليس للحكم تعمل الأتمتة بشكل جيد عندما تتبع المهمة قاعدة واضحة. يمكن للنظام: - نقل إرسال النموذج إلى قائمة المهام - إرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني - إنشاء مسودة تقرير - تذكير أحد أعضاء الفريق بمهمة معلقة - فرز طلبات العملاء حسب الموضوع - تحديث جدول بيانات بعد تسجيل الدفع لا تزال المراجعة البشرية مهمة عندما تتعلق المهمة بالأسلوب أو ثقة العميل أو التسعير أو المبالغ المستردة أو المعلومات الحساسة. لقد وجدت أن العملية الأكثر أمانًا تستخدم الأتمتة للتحضير والأشخاص لاتخاذ القرارات. يؤدي هذا إلى استمرار سير العمل الروتيني دون السماح للنظام باتخاذ خيار يحتاج إلى سياق. 4. أنشئ سير عمل واضحًا غالبًا ما يتباطأ العمل لأنه لا أحد يعرف ما سيحدث بعد ذلك. قد يبدو سير العمل البسيط كما يلي: - تم استلام الطلب - تم فحص التفاصيل - تم تعيين المهمة - تم إعداد المسودة - اكتملت المراجعة - تم إخطار العميل أو العميل - تم تسجيل النتيجة - تحتاج كل مرحلة إلى مالك واحد. قد تبدو المسؤولية المشتركة مفيدة، ولكنها غالباً ما تؤدي إلى التأخير. عندما يمتلك كل شخص مهمة ما، لا يشعر أحد بالمسؤولية عن المضي قدمًا بها. لقد قمت أيضًا بوضع تعريف واضح لكلمة "جاهز". قد يحتاج طلب المحتوى إلى جمهور مستهدف ورسالة رئيسية وروابط المصدر وتفاصيل المنتج والتنسيق المطلوب قبل أن يبدأ الكاتب. وهذا يمنع الأسئلة المتكررة والتغييرات المتأخرة. 5. إعادة استخدام العمل المفيد تقوم العديد من الشركات بإنشاء مقال أو بريد إلكتروني أو دليل مرة واحدة وتتركه دون استخدام. يمكن لجزء واحد قوي من المحتوى أن يدعم عدة قنوات: - يمكن أن تصبح مقالة المدونة رسالة بريد إلكتروني قصيرة - يمكن أن يتحول سؤال العميل إلى صفحة مساعدة - يمكن أن يصبح دليل المنتج مستند مبيعات - يمكن أن يصبح الاجتماع المسجل قائمة مرجعية مكتوبة - يمكن أن يدعم مثال الحالة صفحة مقصودة ورسالة إخبارية. إعادة الاستخدام لا تعني نسخ نفس النص في كل مكان. أقوم بتغيير الطول والنغمة والغرض لكل قناة. قد يساعد الدليل التفصيلي شخصًا ما في مقارنة الخيارات. قد توجه رسالة بريد إلكتروني قصيرة القراء إلى قسم واحد. قد يستخدم رد الدعم جملتين فقط. 6. تتبع السعة بأرقام بسيطة يحتاج الفريق إلى طريقة لمعرفة ما إذا كانت العملية الجديدة مفيدة أم لا. تشمل المقاييس المفيدة ما يلي: - متوسط ​​الوقت المستغرق في مهمة واحدة - عدد المهام المكتملة كل أسبوع - عدد المراجعات - وقت استجابة الدعم - معدل الخطأ - المشاريع المتأخرة - المهام التي لا تزال تعتمد على شخص واحد هذه الأرقام لا تحتاج إلى لوحة معلومات معقدة. يمكن أن تكون الورقة المشتركة كافية عندما يقوم الفريق بتحديثها بانتظام. لنفترض أن فريق المحتوى ينتج عشر صفحات كل أسبوع ولكنه يقضي معظم وقته في إصلاح تفاصيل المنتج المفقودة. قد لا تأتي مشكلة الإخراج من نقص الكتاب. قد يحتاج نموذج الطلب إلى حقول أفضل، أو قد تكون مرحلة المراجعة متأخرة جدًا. الرقم يخبرني أين أبحث. ولا يفسر المشكلة برمتها في حد ذاته. 7. حماية الجودة مع نمو الإنتاج إن المزيد من العمل ليس له قيمة كبيرة إذا تلقى العملاء معلومات غير واضحة أو خدمة غير متسقة. أستخدم قائمة مراجعة قصيرة: - هل الرسالة سهلة الفهم؟ - هل يجيب على سؤال العميل الفعلي؟ - هل الأسعار والتواريخ وتفاصيل المنتج دقيقة؟ - هل المطالبات مدعومة بالمعلومات المتاحة؟ - هل الصفحة تعمل بشكل جيد على الهاتف؟ - هل الإجراء التالي واضح؟ بالنسبة للمحتوى الذي يركز على البحث، أتحقق أيضًا مما إذا كانت الصفحة تتوافق مع غرض القارئ. يجب أن توفر الصفحة التي تعد بمقارنة المنتجات مقارنة مفيدة. لن تؤدي إضافة كلمات رئيسية متكررة إلى إصلاح المعلومات الضعيفة. المحتوى الواضح يكسب ثقة أكبر من اللغة المضخمة. ** 8. تدريب العملية، وليس الشخص فقط** عندما يعرف موظف واحد كل خطوة، يكون لدى الشركة نظام هش. يمكن أن تؤدي العطلة أو اليوم المرضي أو الاستقالة إلى إبطاء العملية برمتها. أقوم بتوثيق المهام الرئيسية بتعليمات قصيرة: - ما الذي يبدأ المهمة - ما هي الأدوات المستخدمة - ما هي المعلومات المطلوبة - ما هي فحوصات الجودة المطبقة - ماذا يحدث عندما يحدث خطأ ما - من يتعامل مع الاستثناءات يمكن أن يساعد تسجيل الشاشة القصير عندما تتضمن المهمة عدة خطوات للأداة. تعمل التعليمات المكتوبة بشكل أفضل مع القواعد والأمثلة والقرارات. تساعد هذه الوثائق أيضًا الموظفين الجدد على أن يصبحوا مفيدين دون مطالبة شخص واحد بتكرار نفس التدريب كل أسبوع. إن توسيع نطاق الإنتاج دون وجود موظفين إضافيين لا يعني دفع الأشخاص إلى العمل بشكل أسرع كل يوم. يتعلق الأمر بإزالة الجهد الذي يمكن تجنبه، ووضع حدود أفضل، وإعطاء الفريق عملية تدعم القرارات الجيدة. سأبدأ بمهمة واحدة متكررة، وأقيس الوقت الذي يستغرقه، وأنشئ قالبًا بسيطًا، وأراجع النتيجة بعد بضعة أسابيع. عندما تنجح هذه العملية، يمكن للفريق تطبيق نفس النهج على المهمة التالية. غالبًا ما يأتي النمو الأكثر فائدة من جعل العمل الحالي أسهل في التكرار، وأسهل في المراجعة، وأسهل في التحسين. هل تريد معرفة المزيد؟ لا تتردد في الاتصال بـ Yu Huichao: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

1. ووماك، جيمس بي. - 1990 - الآلة التي غيرت العالم 2. إلياهو جولدرات - 1984 - الهدف 3. ليكر، جيفري ك. - 2004 - طريق تويوتا 4. نيوبورت، كال - 2016 - العمل العميق 5. كلير، جيمس - 2018 - العادات الذرية 6. دراكر، بيتر إف - 1967 - التنفيذية الفعالة